Am 12. Februar fand das zweite Projekttreffen der Starke+Reichert GmbH & Co. KG und des Fachgebiets Wirtschaftsinformatik der Universität Kassel im Rahmen des Distr@l-Projektes GenKITs statt – ein bedeutender Auftakt, um die Zukunft des Dokumentenmanagements mit Künstlicher Intelligenz zu gestalten. Inspiriert durch die Ansätze der Zukunftsforschung lag der Fokus auf folgender Fragestellung:

Wie verändert generative KI und die damit verbundenen technologischen Trends den Umgang mit Dokumenten in der Zukunft? Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Das Projekttreffen diente nicht nur der Präsentation bisheriger Ergebnisse, sondern auch der strategischen Ausrichtung der nächsten Schritte. Ein zentraler Meilenstein war der Abschluss von Arbeitspaket 1, das sich auf die Identifikation und Priorisierung von KI-Agenten konzentrierte – insbesondere auf den Einsatz von Generative-AI-Agenten (GenAI) zur Optimierung von Prozessen und Automatisierung von Routineaufgaben. Im Rahmen des Arbeitspaketes wurden neben einem kollaborativen Prozess zur Identifizierung von KI-Agenten anhand von Job-Rollen, auch eine Vielzahl von konkreten Agenten konzipiert und im Rahmen des Workshops priorisiert:

DocAnalyst – Automatisiert die Analyse von Dokumenten und ermöglicht eine schnelle Extraktion relevanter Informationen, z. B. zur Auswertung von Bewerbungszahlen.

DocSeeker – Erleichtert die gezielte Suche nach Dokumenten und deren Inhalten innerhalb von Datenbanken.

DocMatcher – Verknüpft zusammengehörige Dokumente, etwa Rechnungen mit den zugehörigen Lieferscheinen, um Zusammenhänge schneller zu erkennen.

DocClassifier – Erkennt und klassifiziert Dokumente automatisch, inklusive Indexierung und Vorkontierung, um die Belegerkennung zu optimieren.

DocConfigurator – Ermöglicht die einfache Konfiguration von Workflows oder Prozessschritten durch intuitive Sprachbefehle.

DocLinker – Verbindet thematisch zusammenhängende Dokumente, z. B. alle Unterlagen eines Lieferanten, an einem zentralen Ort.

DocSync – Stellt die Synchronisation zwischen verschiedenen Systemen sicher, etwa für die automatische Datenübertragung zwischen Finanzbuchhaltung und ERP-Systemen.

DocCreator – Erstellt automatisiert neue Dokumente, z. B. Einladungen oder Berichte.

DocSupporter – Unterstützt IT-Mitarbeitende mit KI-basiertem Support, insbesondere für telefonische Anfragen und Systembetreuung.

Ein zentrales Ergebnis des Workshops war die Erkenntnis, dass die Zukunft des Dokumentenmanagements nicht in der vollständigen Automatisierung liegt, sondern in der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und KI-Agenten. Die Agenten sollen als intelligente Assistenten fungieren, die repetitive Aufgaben übernehmen und dadurch den Mitarbeitenden mehr Zeit für komplexe und kreative Tätigkeiten ermöglichen.

Der Workshop markierte einen wichtigen ersten Schritt zur Entwicklung einer Zukunftsvision sowie zur Integration generativer KI in IT-Systemhäuser. Die priorisierten KI-Agenten werden nun in die Prototypenentwicklung überführt und in Pilotprojekten getestet, um ihre Praxistauglichkeit zu evaluieren. Zu dem betrachtet das Projekt die Verknüpfung der Agenten in sogenannte Multi-Agenten-Systeme. Hierfür sollen im Laufe des Jahres Mechanismen zur Steuerung und Orchestration der Agenten entwickelt werden.

Ein herzliches Dankeschön an die Teilnehmenden des Workshops: Dr. Felix Reichert, Alexander Starke, Christof Lücking, Dr. Mahei Li, Philipp Reinhard, Stefan Radtke, Eike Jan Doose, Florian Gaiser, Andreas Ulbricht, Leonard Jochmaring, Bashar Almhanna und Paul Wall. Ebenso danken wir dem gesamten Projektteam: Prof. Dr. Jan Marco Leimeister, Achraf El Meryny, Alen Besic, Tizian Köcher, Ashkan Kiafard und Nils Köhling.