Kurzeinführung Campus Events
Campus Events besteht aus zwei Bereichen: der Event-Plattform (auch "Frontend" genannt) und der Verwaltungsoberfläche (auch "Backend" genannt).
Frontend (Event-Plattform): Auf dieser Webseite können alle Nutzenden Veranstaltungen anschauen, sich über die Details informieren und sich für Veranstaltungen anmelden.
Backend (Verwaltungsoberfläche): Dieser Bereich ist nur für Administrierende zugänglich, die über spezielle Berechtigungen verfügen. Hier können Veranstaltungen erstellt, bearbeitet und verwaltet werden. Außerdem haben Administratierende Zugriff auf die Teilnehmerdaten und Bestellungen.
Inhalt
Eventplattform - Frontend
Das Frontend von Campus Events ist unter https://veranstaltungen.uni-kassel.de erreichbar. Hier finden Sie alle öffentlichen Veranstaltungen, die angeboten werden.
Um sich als Teilnehmender anzumelden oder bereits angemeldete Veranstaltungen einzusehen, klicken Sie oben rechts auf Login. Die Anmeldung erfolgt mit Ihrem UniAccount (nicht mit Ihrer E-Mail-Adresse).
Auf das persönliche Profil gelangt man nun, indem man oben rechts auf den Namen und anschließend auf "Mein Profil" klickt.
Verwaltungsoberfläche - Backend
In der Verwaltungsoberfläche (Backend) haben Sie die Möglichkeit, Ihre bestehenden Veranstaltungen zu verwalten und neue Veranstaltungen einfach anzulegen.
Um auf das Backend zuzugreifen, melden Sie sich unter https://veranstaltungen.uni-kassel.de mit Ihrem UniAccount an. Klicken Sie anschließend auf der linken oberen Seite auf Ihren Namen und anschließend auf "Systemeinstellungen". Bitte beachten Sie, dass es notwendig ist, Ihren Account freischalten zu lassen, um auf das Backend zugreifen zu können. Das entsprechende Online-Formular finden Sie unter Account beantragen.
Veranstaltungen anlegen
Klicken Sie hierzu im Admin Dashboard unter "Veranstaltungen" auf "Veranstaltungen" und anschließend auf der rechten Seite auf "neu". Um eine Veranstaltung zu erstellen, ist es notwendig bestimmte Pflichtfelder auszufüllen. Einige Angaben sind optional und können je nach Bedarf hinzugefügt werden.
Zentrale Verwaltung von Veranstaltungselementen
Bevor Sie eine Veranstaltung anlegen, ist es notwendig bestimmte Elemente zentral anlegen zu lassen, wie zum Beispiel Sponsoren oder Kooperationspartner. Diese Informationen werden zentral gespeichert, um Redundanz zu vermeiden. Sobald beispielsweise ein Sponsor wie „Sponsor X“ hinterlegt ist, können Sie und andere Benutzende diese Informationen bei der Erstellung zukünftiger Veranstaltungen nutzen. Nachdem alle erforderlichen Elemente angelegt wurden, können Sie Ihre Veranstaltung problemlos eintragen.
Allgemeine Angaben
Hier geben Sie allgemeine Informationen, wie z.B. die genaue Bezeichnung der Veranstaltung, an.
Veranstaltungsformat
Unter Veranstaltungsformat können Sie auswählen, in welcher Form die Veranstaltung stattfinden soll (z.B. Präsenzveranstaltung, Online-Veranstaltung, etc.). Auf der linken Seite haben Sie zudem die Möglichkeit, den Veranstaltenden sowie den Veranstaltungsort anzugeben.
Veranstaltung/ Termin
Unter "Veranstaltung/Termin" haben Sie die Möglichkeit, weitere Details zur Veranstaltung hinzuzufügen. Zum Beispiel können Sie auch ein Bild hochladen, um die Veranstaltung visuell zu unterstützen.
Klassifizierung
Erstellende von Veranstaltungen können unter dem Element „Klassifizierung“ entscheiden, ob eine Veranstaltung auf eine oder mehrere Listen gesetzt werden soll. Jede Liste ist über einen eigenen Link zugänglich, der nur dem definierten Empfängerkreis zur Verfügung gestellt wird. Veranstaltungen, die keiner Liste zugeordnet sind, werden als „versteckte Veranstaltungen“ kategorisiert. Die Informationen zu diesen Veranstaltungen sind nur über den direkten Versand des Links an interessierte Personen zugänglich.
Termin/e
Unter "Termin/e" können Sie den Start- und Endzeitpunkt der Veranstaltung festlegen.
Veranstaltungstyp
Hier haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wie Teilnehmende sich zur Veranstaltung anmelden können.
Schnellanmeldung zu Veranstaltungen
Für die Anmeldung zu einer Veranstaltung wird lediglich die E-Mailadresse des Teilnehmenden benötigt. Wenn der bzw. die Teilnehmende keinen UniAccount besitzt, erhält man eine Bestätigungs-E-Mail. Um die Anmeldung abzuschließen, klickt man einfach auf den Link in der E-Mail.
Bitte beachten Sie, dass die Reservierung nur gültig ist, wenn der Link innerhalb von 24 Stunden angeklickt wird. Andernfalls verfällt das Ticket. Diese Vorgehensweise hilft, Missbrauch zu verhindern und ermöglicht es dem Veranstalter, Sie schnell über Änderungen zu informieren.
Um diese Konfigurationsauswahl zu speichern und nutzen zu können, müssen Sie in der Sektion „Teilnehmerangaben“ die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld festlegen.
Anmeldungen über eine externe Website
Wenn Sie die Anmeldungen für Ihre Veranstaltung nicht über Campus Events verwalten möchten, bietet Campus Events eine einfache Lösung, dies über eine externe Webseite zu tun.
Wählen Sie hierfür unter Veranstaltungstyp "über externe Webseite".
Im nächsten Element können Sie dann die URL zum externem Bestellsystem eintragen.
Die Anmeldung / Buchung für diese Veranstaltung erfolgt jetzt über eine andere Webseite.
Nutzende sehen bei der Anmeldung folgendes:
Teilnehmerangaben
Hier geben Sie an, welche Informationen Teilnehmende bei der Anmeldung angeben sollen.
Sponsoren / Kooperationspartner
Hier können Sie Sponsoren angeben, die bei der Veranstaltungsbeschreibung mit angezeig werden.
Versand von Rundmails an mehr als 100 Personen
Wenn Sie eine Rundmail an über 100 Teilnehmende verschicken wollen, dann beachten Sie bitte, dass systembedingt nicht alle E-Mails auf einmal verschickt werden können.
Daher werden größere Mengen von E-Mails in einem Zyklus von 100er Blöcken in einem 15 Minuten Takt verschickt.
Wenn Sie beispielsweise 150 E-Mails versenden, wird der Status zuerst auf "100/150" stehen. 15 Minuten später wird dann der Rest versandt.
Teilnehmer, Ampelsystem
Über das Ampelsystem können Sie auf einen Blick sehen, welche Veranstaltungen noch zu wenige Teilnehmer (Mindestteilnehmerzahl) haben und welche Termine stattfinden können.
Die Listenansicht der Veranstaltungen zeigt die Mindestteilnehmerzahl an und diese werden farblich dargestellt
- rot = Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht oder mehr Teilnehmer als eingestelltes Maximum
- grün = mehr Teilnehmer als Mindestteilnehmerzahl: Veranstaltung kommt zustande
- orange = Maximale Teilnehmerzahl erreicht: ggf. um einen größeren Raum zu organisieren
Überblick für den Admin: Teilnehmerzahl aller Veranstaltungen.
Typo3
Die Anbindung, der in Campus Events gepflegten Termine und Events, erfolgt über Snippets, die man selber konfiguriert und auf seiner TYPO3 Webseite einpflegt.
Die Datenübertragung erfolgt im Hintergrund über eine Schnittstelle. Die Webseite kann über die kostenlos bereitgestellte TYPO3 Extension jederzeit die Daten aktualisieren.
Informationen zu den Veranstaltungen werden auf der Internetseite in Kurzform dargestellt.
Ausführlichere Angaben über die Teilnahme bzw. Anmeldung zu Veranstaltungen erfolgen dann wieder in Campus Events.