Einstellung des Fax-Betriebs an der Universität Kassel zum 30.11.2024

Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Kassel,
liebe Kolleginnen und Kollegen,

zum 30. November 2024 wird an unserer Universität der zentrale Fax-Server endgültig abgeschaltet, und die dezentralen Fax-Anschlüsse werden deaktiviert. Diese Maßnahme dient dem klaren Ziel, veraltete Technologien durch moderne, effiziente und datenschutzkonforme Lösungen zu ersetzen.
               

Bereits Anfang 2022 hatte der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) in einer Handreichung darauf hingewiesen, dass die Übermittlung personenbezogener Daten per Fax gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verstoßen kann. Insbesondere bei Daten mit hohem Schutzbedarf ist die Übermittlung per unverschlüsseltem Fax nicht mehr akzeptabel. Die DS-GVO verpflichtet uns, Kommunikationsmittel wie das Fax auf den Prüfstand zu stellen und alternative, sichere Kommunikationswege zu nutzen.

Die Abschaltung der Fax-Anschlüsse ist ein notwendiger Schritt, um unsere Universität sowohl technologisch als auch datenschutzrechtlich auf dem aktuellen Stand zu halten. Das vor mehr als zwei Jahren ausgerufene Motto „Ausgefaxt!“ wird damit bei uns endgültig Realität.

Was geschieht nun ohne Ihr Zutun?

• Die Abschaltung des Fax-Servers und der Fax-Anschlüsse erfolgt zentral. Hierfür müssen Sie nichts unternehmen.
• Die Anzeige von Fax-Nummern auf jenen Webseiten, die das TYPO3-Personen-Plugin nutzen, wird zentral entfernt. Hierfür müssen Sie ebenfalls nichts tun.

Was sollten Sie jetzt machen?

• Entfernen Sie bitte in Ihrem Arbeitsbereich die Hinweise auf Fax-Nummern – sei es in E-Mail-Signaturen, Briefköpfen oder auf Webseiten etc.
• Forcieren Sie alternative Kommunikationswege wie E-Mail oder andere digitale Lösungen (künftig insbesondere DMS). Bereits digital vorliegende Dokumente sollten auch digital (z.B. als PDF-Attachment in einer – im Fall von personenbezogenen oder vertraulichen Daten am besten verschlüsselten – E-Mail, ggf. mit einer elektronischen Signatur versehen) versandt werden. Vor dem Versand von Papierdokumenten ist zu überlegen, ob diese nicht besser digitalisiert (gescannt oder fotografiert und ggf. mit elektronischer Signatur) zu übermitteln sind. Damit leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum Gelingen der digitalen Transformation unserer Universität.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung bei der Umsetzung dieser Maßnahme!

Mit besten Grüßen

Walter Blocher

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Prof. Dr. Dr. Walter Blocher

CIO (Chief Information Officer) der

Universität Kassel