Erprobung

Für das Ziel, das SynSICRIS-Monitoring-Tool für seinen Einsatz in Forschungs- und Förderprozessen bestmöglich zu entwickeln, wurde eine umfangreiche Erprobung mit der zentralen Nutzergruppen Forschende durchgeführt (11/2021 bis 03/2022). Dabei stand im Fokus, Probleme und Schwierigkeiten bei der Nutzung zu ermitteln. Zur Erprobung wurden zwei methodische Vorgehensweisen gewählt: Usability-Tests und begleitete Erprobungen. Weitere Erprobungen wurden im Frühjahr 2023 mit den Nutzergruppen Forschende, Projektträger und Wissenstransfer durchgeführt.

Bei der Ansprache von Forschenden als Testpersonen wurde ein hohes Interesse an einem Tool zur Unterstützung der Forschungs- und Förderprozesse und der Wirkungsorientierung festgestellt. Das hohe Engagement und die große Motivation der Testpersonen haben zur Entwicklung des SynSICRIS-Monitoring-Tools deutlich beigetragen.

Bei den Usability-Tests hat sich gezeigt, dass das Monitoring-Tool bereits in der derzeitigen Beta-Version von Forschenden und Mitarbeitenden von Projektträgern einfach verwendet werden kann (siehe Abbildung 1). Zwei Drittel der Befragten würden das Monitoring-Tool empfehlen (siehe Abbildung 2). Insbesondere der Funktionsumfang wurde schon 2021/2022 sehr positiv von den Forschenden bewertet (siehe Abbildung 3).

Die Nutzung von der Antragstellung bis Berichterstattung wurde als hilfreich eingeschätzt ebenso wie die Unterstützung beim Projektmanagement z.B. durch den Arbeitsplan. Die Arbeit im Impact Pathway war für die Testpersonen zunächst neu und ungewohnt. Insgesamt wurde der Impact Pathway als nützlich für die strukturierte Darstellung der Forschungsarbeiten und geplanten Wirkungen bewertet.

In der Erprobung wurden auch technische Fehler aufgedeckt und es wurden viele wertvolle Hinweise wie auch Vorschläge für eine verbesserte Nutzerfreundlichkeit gegeben. Bei der gemeinsamen Nutzung wurde u.a. offensichtlich, dass eine Kommentarfunktion zum Bearbeitungsstand gebraucht wird. Der größte Verbesserungsbedarf zeigte sich im Hinblick auf eine bessere Orientierung im Tool.

Alle Ergebnisse fließen in den agilen Prozess der inhaltlichen und technischen Weiterentwicklung des Monitoring-Tools im Projekt ein. Auch zukünftig sind weitere Erprobungen geplant.

In 2021/2022 beteiligten sich 29 Forschende aus öffentlich geförderten Forschungsprojekten der Projektträger BLE und DLR an Usability Tests und haben die Nutzerfreundlichkeit des Monitoring-Tools in 84 Testsessions à 75 Minuten geprüft. Parallel dazu nutzten weitere acht Forschende das SynSICRIS-Monitoring-Tool, um ein aktuell bewilligtes Vorhaben (4 Verbünde) insgesamt zu beschreiben und begleitet durch das SynSICRIS-Team das Tool zu erproben.
In 2023 haben 14 Forschende aus öffentlich geförderten Forschungsprojekten der Projektträger BLE und DLR an Usability Tests in 25 Testsessions à 75 min. teilgenommen, davon 3 Personen, die schon im Vorjahr dabei waren. Die Einschätzungen von 9 Mitarbeitenden der Projektträger BLE und DLR wurden in 19 Testsessions à 75 min. einbezogen. Ergänzend haben neun Forschende Daten aus vier Verbünden eingegeben und das SynSICRIS-Monitoring-Tool begleitend erprobt.