FAQ DMS

Zurzeit arbeitet nur ein kleiner Teil der Mitarbeitenden mit dem DMS. Erste Prozesse wurden umgestellt und werden über die Software d.velop documents der d.velop AG abgebildet. Aufgrund der zahlreichen Schnittstellen zwischen der Universitätsverwaltung und den anderen Organisationseinheiten der Universität wird die Umstellung zukünftig einen Großteil der Mitarbeitenden direkt oder indirekt betreffen. Die meisten Mitarbeitenden werden in Zukunft regelmäßig oder zumindest gelegentlich Vorgänge in der DMS-Software bearbeiten und somit den DMS-Zugang benötigen.

Um das DMS über den Browser Ihres Computers aufzurufen, geben Sie bitte den folgenden Link ein: https://dms.uni-kassel.de. Für den Login verwenden Sie Ihren UniAccount und das dazugehörige Passwort. Ihrem UniAccount müssen Sie die Zeichenfolge its-ad\ voranstellen - Beispiel: its-ad\ukxxxxxx.

Sollte auf diesem Wege keine Anmeldung im DMS möglich sein, wenden Sie sich bitte an den IT-Servicedesk.

Die Beschäftigten der Universität Kassel können sich im DMS bereits einloggen. Die meisten Beschäftigten verfügen aktuell aber über keinerlei Berechtigungen im DMS, um Verwaltungsprozesse zu starten oder an diesen teilzunehmen. Nur Beschäftigte, die testweise oder bereits regulär mit dem DMS arbeiten, haben entsprechende Zugriffsrechte. Zudem hängt der Funktionsumfang Ihres persönlichen DMS-Zugangs davon ab, wofür Sie diesen benötigen. Beschäftigte verschiedener Organisationseinheiten können unterschiedliche Vorgänge steuern.

Falls Sie das DMS zukünftig nutzen werden, wenden Sie sich bitte an den IT-Servicedesk. Die Kolleg:innen teilen Ihnen gern mit, welche Person für den betreffenden Prozess als Prozessverantwortliche:r fungiert. Über die Prozessverantwortlichen erhalten Sie die benötigten Berechtigungen.

Zurzeit besteht ein Problem mit der Abmeldung der DMS-Software, die der Software-Hersteller noch nicht beheben konnte. Eine sichere Abmeldung aus Ihrem Browser erreichen Sie, indem Sie die DMS-Software in einem privaten Browserfenster öffnen und dieses nach Verwendung der Software wieder schließen.

Eine Kurzanleitung, wie Sie mit dem Problem umgehen und ein privates Fenster in Ihrem Browser öffnen können, steht Ihnen hier zur Verfügung: Abmeldung im DMS temporärer Umgang damit.

Ja, die Nutzung der Software ist nur im UniNetz (LAN oder eduroam) oder mit einer aktiven VPN-Verbindung möglich.

Weiterführende Informationen sind auf der Website der Hochschulverwaltung verfügbar.

Ja, diese Möglichkeit gibt es. Informieren Sie sich beim Veranstaltungsmanagement der Universität Kassel (Campus Events) über aktuelle Schulungstermine.

Wenn Sie ein MS Office Dokument im DMS bearbeiten möchten, erhalten Sie in der Regel eine Windows-Sicherheitsmeldung und werden aufgefordert, Ihren Accountnamen und Ihr Passwort erneut einzugeben. Bitte geben Sie Ihren UniAccount („its-ad\“ muss vorangestellt werden) und das dazugehörige Passwort ein. Falls Sie sich zuvor mit einem Sekundäraccount im DMS angemeldet haben, müssen Sie hier ebenfalls die Anmeldeinformationen des Sekundäraccounts verwenden.

Bei selbst verwalteten Geräten kann es vorkommen, dass Ihre Office-Version diese Anmeldeaufforderung blockiert. Ist dies bei Ihnen der Fall, müssen Sie die Website des DMS im Office Trust Center als Host hinterlegen, der Anmeldeaufforderungen anzeigen darf. Falls Sie hierbei Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihre:n Fachbereichsadministrator:in.

Um den Überblick über Ihre Vorgänge im DMS zu behalten, können Sie das Workflow-Dashboard (auch Workflowübersicht genannt) nutzen. Mithilfe des Workflow-Dashboard können Sie Ihre Workflows (Vorgänge) wiederfinden und nachschauen, in welchem Bearbeitungsschritt diese sich gerade befinden. Das Workflow-Dashboard erreichen Sie über die Startseite im DMS, indem Sie auf die entsprechende Kachel klicken. Eine Anleitung zur Nutzung des Workflow-Dashboard finden Sie in unseren Anleitungen in der Rubrik Grundlagen.

Grundsätzlich können Hilfskräfte ein Arbeitszeugnis eigenständig bei der entprechenden Personalsachbearbeitung beantragen. Diese wird den Arbeitszeugnisvorgang dann im DMS vorbereiten und starten. Wenn eine Hilfskraft ihr Arbeitszeugnis im Sekretariat des Fachbereichs oder bei ihrer vorgesetzten Person beantragt, kann die Anfrage auch von dort aus an die Personalsachbearbeitung weitergeleitet werden.

Wer die Inhalte eines Arbeitszeugnisses im DMS bearbeitet, entscheiden die Fachbereiche und Abteilungen intern. Die Bewertung der Arbeitsleistung einer Hilfskraft wird in der Regel durch die Vorgesetzten vorgenommen. Ob diese den Inhalt des Arbeitszeugnisses direkt im DMS bearbeiten oder hierbei durch Mitarbeitende unterstützt werden, ist eine Entscheidung der Fachbereiche und Abteilungen.

Externe Hiwis können leider nicht mithilfe des Einstellungsantrags im DMS eingestellt werden. Die DMS-Nutzenden werden über das Identitätsmanagement (IDM) der Uni Kassel verwaltet. Da dies wiederum einen UniAccount voraussetzt, können nur Studierende der Universität Kassel hierüber Zugriff auf das DMS erlangen. Eine Möglichkeit, externe Personen auf anderem Wege für das DMS zu berechtigen, wird es auf absehbare Zeit nicht geben.

Ja, der Personalbogen kann auch auf Englisch dargestellt werden. Hierzu muss die Sprache des Browsers auf Englisch umgestellt werden.

Sie finden eine Übersicht der angebotenen DMS-Schulungen auf unserer Website. Dort erhalten Sie Informationen dazu, für wen die jeweilige Schulung sinnvoll ist sowie eine Beschreibung jeder Schulung, inkl. einer Auflistung der Schulungsinhalte.

Aktuelle Schulungstermine werden auf der Webseite für Veranstaltungen der Universität Kassel aufgelistet.

Die DMS-Schulungen richten sich an alle Angehörigen der Universität Kassel, die mit den im DMS abgebildeten Prozessen arbeiten. Wer für einen Prozess oder eine Aufgabe verantwortlich ist, ist je nach Fachbereich und Abteilung unterschiedlich geregelt. Falls Sie unsicher sind, ob Sie eine bestimmte Schulung für Ihre Arbeit benötigen, stimmen Sie sich bitte in Ihrem Fachbereich oder in Ihrer Abteilung, Gruppe usw. ab.

Schulungen für Hilfskräfte bieten wir nicht an. Erläuterungen zum Prozessschritt "Personalbogen ausfüllen und Dokumente hochladen" finden Hilfskräfte in der Form einer PDF-Anleitung sowie eines Video-Tutorials unter Anleitungen.