Regeln erstellen
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Windows: Regeln erstellen
Klicken Sie zunächst auf "Datei" im linken oberen Bereich des Bildschirms. Wählen Sie dann "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".
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Es öffnet sich nun ein Fenster. Wenn die Mailregel für eine Teammailbox eingestellt werden soll, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen. Klicken Sie dann weiter auf das Feld "Neue Regel…".
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Nun haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:
- Nachrichten in eigenen Ordner verschieben, die...
- ... von bestimmten Absendern kommen
- ... ein bestimmtes Wort enthalten
- Bei Nachrichten von einer bestimmten Person...
- ... einen bestimmten Sound wiedergeben
- ... eine Benachrichtigung an ein mobiles Gerät senden
Sie haben auch die Möglichkeit, eigene Regeln zu erstellen, sowohl für gesendete als auch für empfangene Mails.
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Im Schritt 2 tragen Sie je nach ausgewählter Regel die benötigten Bedingungen ein.
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Mac: Regeln erstellen
Klicken Sie in Outlook unter dem Register "Start" auf die Schaltfläche "Regeln".
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Wählen Sie anschließend beim sich öffnenden Menü "Regeln bearbeiten...".
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Im folgenden Fenster sehen Sie zwei Kategorien von Regeln: Serverregeln und Clientregeln.
- Die Server-Regeln werden über das Programm Outlook auf dem Exchange-Server erstellt und funktionieren immer, auch wenn Outlook nicht läuft.
- Die Client-Regeln funktionieren nur, wenn Outlook läuft. Zum automatischen Filtern und Sortieren eingehender Mails empfehlen wir deshalb „Serverregeln“.
- Klicken Sie auf das "+", um neue Regeln zu erstellen.
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In dem folgenden Fenster können Sie nun die Regeln erstellen.
- Geben Sie oben einen Namen für die Regel an und definieren Sie die Bedingungen. Mehrere Bedingungen unter "Folgendes Ausführen" greifen nur, wenn alle Bedingungen erfüllt werden (UND-Verknüpft).
- Weiterhin können Sie noch Ausnahmen in "Außer wenn" eintragen.
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Nachdem Sie das Fenster geschlossen haben, speichern Sie bitte den Vorgang, um ihn abzuschließen.
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