Grundsätzliches

_{Stand: 07.05.2016}

Die Einrichtung, Pflege und Verwaltung von SAP-Accounts verursachen nicht unerhebliche Kosten (u. a. Lizenzkosten.) Aus diesem Grund werden ungenutzte Accounts deaktiviert. Derzeit werden Accounts gelöscht, die länger als ein Jahr nicht benutzt wurden oder im ersten halben Jahr nach Anlegung des Accounts. Sollte der User nach dieser Frist doch noch einen Account benötigen, muss dieser erneut auf dem üblichen Wege beantragt werden.

Bitte beachten Sie, dass ein Antrag mehrere Stationen passieren muss, ehe ein Account angelegt werden kann. Aus Gründen der Sicherheit, Beweisbarkeit und Transparenz (Vorgaben der internen und externen Revision) darf dieser Vorgang auch nicht z. B. telefonisch oder durch Vorab-Faxen des Antrags "abgekürzt" werden. Im Extremfall können daher zwischen Beantragung und Fertigstellung eines Accounts 14 Tage vergehen. Notwendige Rückfragen wegen unvollständigen oder falschen Angaben verlängern die Bearbeitungszeit naturgemäß.

Wichtig ist dies auch bei Vertragsverlängerung, denn aus Datenschutzgründen darf die Personalabteilung uns selbstverständlich nicht einfach alle uniweit anstehenden Vertragsverlängerungen melden, so dass befristete Accounts trotz Vertragsverlängerung gesperrt/abgelaufen sein können. Darüber hinaus bedeutet eine Vertragsverlängerung nicht zwangsläufig, dass weiterhin ein System-Zugang erforderlich ist. Daher ist es vorteilhaft, eine Verlängerung des Zugangs rechtzeitig zu beantragen, und sich den Termin ggf. rechtzeitig auf Wiedervorlage zu setzen.

Mehrfachanmeldungen im SAP-System bzw. das Arbeiten mit mehreren Fenstern im Web-GUI im PK1 oder EBP beschleunigen zwar vermeintlich das Arbeiten im System, ist von SAP aber nicht gestattet. SAP behält sich vor, die Log-Dateien unserer SAP-Server danach zu prüfen und ggf. weitere Schritte einzuleiten. Bitte verzichten Sie daher darauf.

Als SAP-GUI Nutzer verwenden Sie bitte die Möglichkeiten der weiteren Modi. Die erlaubten 6 sollten im Regelfall ausreichen.

Aus Sicherheitsgründen dürfen keine Passwort-Transfers vom WPS System ins PK1-System (oder umgekehrt) erfolgen. Durch die unterschiedlichen Passwort-Zyklen kann es dazu kommen, dass Sie für beide System unterschiedliche Passwörter haben.

Wenn Sie sicher gehen wollen, in beiden Systemen das gleiche Passwort verwenden zu können, sollten Sie daher daran denken, nach Änderung im einen System noch einen Wechsel im anderen System vornehmen.

Bitte achten Sie auf die Pflege Ihrer Benutzerdaten. Die in der SAP-Transaktion MEAN angelegten Adressdaten sind wichtig für die Lieferanten. Für Rückfragen sind auch die für Ihren Account eingetragenen Telefonnummern hilfreich. Diese Angaben können Sie selber jederzeit anpassen/aktualisieren (SAP-Transaktion: SU3).

Die für Sie hinterlegte E-Mail-Adresse ist jedoch neben dem Bestellwesen auch im Berichtswesen wichtig, denn über Sie können im Notfall auch Ausdrucke per Mail vom System an Sie versandt werden. Für die  E-Mail-Adresse wird die im IDM von Ihnen gepflegte bevorzugte E-Mail Adresse verwendet.