Anleitungen zur Bedienung

Mit der next.Hessenbox können Sie ganz einfach Ordner und Dateien verwalten. Sie können neue Ordner erstellen, bestehende Ordner umbenennen oder sie löschen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Neu“. Hier können Sie auswählen, ob Sie einen neuen Ordner, eine neue Datei oder ein anderes Element erstellen möchten.

Beim Klick auf "Neuer Ordner" gelangen Sie zu folgendem Fenster:

Geben Sie hier den gewünschten Namen des Ordners ein und bestätigen dies, indem Sie auf den Erstellen-Button drücken.

In diesem Ordner können Sie nun durch Drücken des "+ Neu"-Buttons wiederum einen weiteren Ordner oder eine Datei erstellen oder eigene Ordner bzw. Dateien hochladen.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit durch das Ziehen Ihre Dateien oder Ordner in das markierte Feld, auch Drag-and-Drop genannt, diese ebenfalls direkt hochzuladen.

Sowohl bei Ordnern als auch bei Dateien können Sie im Drei-Punkte-Menü mit Klicken...

• des Stiftsymbols den Namen ändern,
• des Kopierensymbols Dateien und Ordner in andere Verzeichnisse kopieren,
• des Downloadpfeils die Dateien/den Ordner herunterladen,
• des Papierkorb-Symbols den Folder/den Ordner/die Dateien löschen,
• oder anderweitige Änderungen vornehmen.

Beim Erstellen bzw. Öffnem von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen wird ONLYOFFICE gestartet. Hier können Sie ähnlich wie in Office Ihre Datei bearbeiten.

Andere Nutzende, auch Personen ohne UniAccount, können zu einem Ordner „eingeladen“ werden. Das heißt, sie bekommen Zugang zu dem ganzen Ordner (auf der obersten Ebene) und zu allen Unterverzeichnissen und Dateien, die sich darin befinden. Ob der bzw. die Nutzende nur Lese- oder auch Schreibrechte hat, entscheidet der bzw. die Besitzende des Ordners.

Um eine Person zu einem Ordner einzuladen, klicken Sie das Teilen-Symbol am Ende der Zeile des Ordners/der Datei an, woraufhin sich rechts das Teilen-Fenster öffnet:

Ordner teilen mit einer Person mit UniAccount:

Geben Sie anschließend in dem neu erscheinenden Fenster die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person ein, der Sie den Zugriff gewähren wollen.

Wenn die Person sich bereits in der next.Hessenbox angemeldet hat, erscheint der entsprechende Eintrag.

Anschließend können Sie die entsprechende Berechtigung einstellen und speichern die Freigabe.

Ordner teilen mit einer Person einer anderen Hochschule

Geben Sie im neuen Fenster die E-Mail-Adresse oder den vollständigen Accountnamen der Person ein, der Sie den Zugriff gewähren möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Autovervollständigung hier nicht verfügbar ist. Es ist außerdem erforderlich, dass sich die Person bereits in der next.Hessenbox angemeldet hat, um Zugriff zu erhalten.

Ordner teilen mit einer Person ohne UniAccount:

Geben Sie in dem neu erscheinenden Fenster die E-Mailadresse der Person ein, der Sie den Zugriff gewähren wollen. Sie haben anschließend die Möglichkeit, diese Person als Gast einzuladen.

Die eingeladene Person erhält eine entsprechende E-Mail, mit der sie sich einen Account erstellen kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Zugang für externe Personen (ohne UniAccount).

Anschließend können Sie die entsprechende Berechtigung einstellen und speichern die Freigabe.

Es besteht auch die Möglichkeit, einen Link zu einem Ordner oder einer Datei zu erstellen und diesen mit anderen zu teilen. Diese Funktion ermöglicht es, einen Download-Link für eine bestimmte Datei oder ein Verzeichnis zu generieren und an andere Personen zu senden. Die Empfänger:innen können dann die Datei(en) herunterladen und lokal speichern. Dabei kann ein Ablaufdatum für den Link festgelegt werden.

Nachdem Sie den Link erstellt haben, können Sie festlegen, welche Berechtigungen die Empfänger:innen erhalten. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den Link mit einem Passwort zu schützen.

Es ist auch möglich, mehrere Links für denselben Ordner oder dieselbe Datei zu erstellen, wobei jeder Link unterschiedliche Ablaufdaten oder Berechtigungen haben kann.