Accounts für externe Nutzende (ohne UniAccount)
Für die Erstellung eines SharePoint-Accounts benötigen Sie folgende Angaben der externen Person:
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- E-Mail-Adresse
Diese Angaben werden später von der externen Person während der Aktivierung des Accounts benötigt.
SharePoint-Account im Identitätsmanagement (IDM) erstellen
Rufen Sie zur Accounterstellung bitte das Identitätsmanagement (IDM) auf und melden Sie sich mit Ihrem UniAccount <ukxxxxxx> und dem dazugehörigen Passwort an.
Akzeptieren Sie die IT-Benutzerordnung durch Setzen des entsprechenden Häkchens und klicken Sie auf "Zugriff anfordern".
Scrollen Sie zum Abschnitt "SharePoint-Account beantragen" und klicken Sie darauf. Ein neues Fenster öffnet sich.
Falls nach dieser Aktion nichts passiert, blockiert Ihr Webbrowser wahrscheinlich das Pop-Up Fenster, welches sich eigentlich öffnen sollte. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Webbrowser das Öffnen von Pop-Up Fenstern für userapp.uni-kassel.de erlaubt.
In Mozilla Firefox wird Ihnen zum Beispiel direkt unterhalb der Adressleiste ein Hinweis und eine Option, das Pop-Up Fenster zu erlauben, angezeigt.
Geben Sie nun die benötigten Daten (z.B. Vor- und Nachnamen [...]) der externen Person ein und klicken Sie auf "Submit".
Ihr Antrag wird geprüft und anschließend vom IT Servicezentrum (ITS) genehmigt. Sie erhalten anschließend eine Bestätigung per E-Mail.
Aktivierung und Bestätigung des SharePoint-Accounts
Auch der Nutzende des neu erstellten SharePoint-Accounts bekommt eine Bestätigung per E-Mail mit weiteren Informationen zugeschickt.
Ebenso eine Aufforderung diesen Account im Identitätsmanagement (IDM) mit dem Aktivierungscode <56xxxx> zu aktivieren. Während der Aktivierung legt der:ie Nutzende des neuen Sharepoint-Accounts das persönliche Passwort fest.
Nachdem der neue externe SharePoint-Account erfolgreich aktiviert wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit den relevanten Informationen zum neuen Account.
Diese E-Mail enthält unter anderem den neuen Accountnamen <z.B. SP0000xx>. Mit diesen Zugangsdaten können Sie der externen Person die gewünschten Berechtigungen auf Ihrer SharePoint-Website erteilen.
Ab diesem Zeitpunkt kann der externe Account aktiv genutzt werden.
Wurde der erste externe Account aktiviert, erscheint eine neue Schaltfläche in Ihrer Userapp (IDM): „Sharepoint-Accounts verwalten“. Hier können Sie die SharePoint Accounts Ihrer Nutzer:innen verwalten (siehe Accounts verwalten IDM).
Verwaltung des SharePoint-Accounts im Identitätsmanagement (IDM)
Den Status eines externen Accounts abfragen
Nach der Erstellung eines externen Accounts können Sie jederzeit den Bearbeitungsstatus Ihres Auftrags überprüfen.
Klicken Sie hierfür in der Kopfleiste auf den Punkt "Zugriff" und wählen Sie anschließend "Anforderungsverlauf" aus.
Im Anforderungsverlauf wird eine Liste mit allen Ihren Anfragen angezeigt.
Hier sehen Sie den aktuellen Bearbeitungsstand sowie den neu erstellten externen SharePoint-Account.
Daten eines externen Accounts überarbeiten und Löschung beantragen
Sobald der erste externe Account angelegt wurde, erscheint im Identitätsmanagement (IDM) die Schaltfläche "SharePoint-Accounts verwalten". Über diese Schaltfläche können Sie bestehende externe Accounts einsehen und bearbeiten
Klicken Sie in der Übersicht der SharePoint-Accounts auf den Namen der Person, deren Daten Sie bearbeiten möchten.
Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie die gewünschten Informationen des Accounts ändern können (z. B. Name, E-Mail-Adresse oder Ablaufdatum).
Bestätigen Sie die Änderungen mit "Absenden", um die aktualisierten Daten zu speichern.
Um einen Account zur Löschung vorzumerken, wählen Sie die entsprechende Option im Bearbeitungsfenster aus.
Alternativ können Sie das Ablaufdatum auf ein vorgezogenes Datum setzen, falls der Account früher deaktiviert werden soll.
Verwaltung des SharePoint-Accounts
Benutzer und Gruppen in SharePoint verwalten
Um Berechtigung für bestimmte Benutzer zu erstellen, bitte wie folgt vorgehen:
Klicken Sie bitte auf das Zahnrad-Symbol rechts oben. Es öffnet sich eine Liste, wählen Sie in der Liste den Punkt "Webseiteneinstellungen" aus.
Bei den Webseiteeinstellungen unter Benutzer und Berechtigungen klicken Sie auf "Benutzer und Gruppen".
Die Erstellung von Berechtigungen wird anhand eines Beispiels für ein Mitglied in der Gruppe Dokumentation durchgeführt. Analog gilt das gleiche Vorgehen für die Rolle Besucher und Besitzer.
Auf der linken Seite sehen Sie die Gruppen (z. B. Mitglieder von Dokumentation, Besuchende oder Besitzende).
Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe, z. B. "Mitglieder von Dokumentation", wenn Sie Personen hinzufügen möchten, die Dokumente bearbeiten dürfen.
Neues Mitglied in SharePoint hinzufügen
Klicken Sie auf "Neu" und wählen Sie "Benutzer hinzufügen" aus der angezeigten Liste.
Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie den Bereich (z. B. "Dokumentation") für einen oder mehrere Benutzer freigeben können.
Geben Sie im Anschluss den erhaltenen Account nach folgendem Muster ein <its-ad\ukxxxxxx>.
Optional können Sie der Einladung eine persönliche Nachricht hinzufügen, um den Kontext der Einladung zu erklären.
Klicken Sie abschließend auf "Freigeben", um die Berechtigung zu erteilen.
Hier können Sie einen Account zum Löschen vormerken oder das Ablaufdatum auf ein vorgezogenes Datum verkürzen. Der Account wird später automatisch gelöscht. Erst dann verliert er auch den Zugang auf die SharePoint Seite(n). Soll der Zugang für den Account sofort beendet werden, ist der vom SiteOwner auf der SharePoint Seite zu löschen.
Hier teilen Sie mit, dass Sie den Account nicht mehr verwalten wollen oder können.
Der Account bleibt auf der SharePoint Seite aktiv, hat aber keinen Verwalter mehr.
Erst wenn der Account automatisch per E-Mail zur Passwortänderung aufgefordert wird, kann er vom internen SharePoint Support einem neuen Verwalter zugewiesen werden. Eine direkte Zuweisung von einem Verwalter zu einem anderen ist nicht möglich
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