Kontext/Anlass:
Mit dem Onlinezugangsgesetz wurden die Rahmenbedingungen für den Zugang zu digitalen Leistungen der öffentlichen Verwaltung normiert und Reifegrade für den digitalen Umsetzungsgrad (papierlos, medienbruchfrei, plattformbasiert etc.) definiert. Das OZG bildet sozusagen die rechtliche Grundlage für die ohnehin gewollte digitale Transformation der „zentralen“ Studierendenadministration sowohl nach außen (Onlinezugang, Onlineplattform, digitale Prozesse) als auch nach innen (digitale Aktenführung, digitale Register).
Ziele/ (geplante) Ergebnisse:
Meilenstein 1: Medienbruchfreie, digitale Prozesse in allen Referenzprozessen der zentralen Studierendenverwaltung (Bewerbung, Zulassung, Einschreibung, Rückmeldung, Beurlaubung, Exmatrikulation) inklusive Qualitätssicherung, digitale Akte
Meilenstein 2: Digitale Identität/Signatur, digitaler Verwaltungsakt, ggf. Plattformzentralisation
Meilenstein 3: ePayment
Stand/Umsetzung:
Neben den Prozessen zur Bewerbung wurden pünktlich zum Start der Sommersemesterkampagne (Bewerbung, Einschreibung, Rückmeldung) am 01.12.2022 der Einschreibprozess und damit sämtliche Kundenprozesse (Frontend) erfolgreich digitalisiert. Durch Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen (angepasste Imma-Satzung) sind nunmehr weder ein schriftlicher Antrag noch die Einreichung physischer Dokumente für eine erfolgreiche Antragstellung erforderlich. Die Schriftform und damit auch eine gesonderte digitale Signatur ist damit obsolet. Mit Start der Wintersemesterkampagne (Bewerbung, Einschreibung, Rückmeldung) am 1. Juni 2023 ist auch die Aktenführung über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und damit sämtliche internen Prozesse (Backend) digitalisiert. Der Meilenstein 1 ist damit erfolgreich abgeschlossen.
Der Fokus liegt nun auf der Umsetzung der Aufgabenpakete aus Meilenstein 2. In der Wintersemesterkampagne 2024 werden die Prozesse zum digitalen Verwaltungsakt getestet. Ziel ist es, die Kundenkommunikation (unter anderem die rechtssichere digitale Zustellung von Bescheiden) ausschließlich digital innerhalb der Campusmanagementplattform und insoweit auch rechtssicher vorzunehmen. Zum Start der Sommersemesterkampagne 2025 (Start 01.12.2024) ist geplant, durch Anbindung des „Benutzerkonto Bund“ die digitale, automatisierte Identitätsverifikation zu ermöglichen, durch welche eine Personenverifikation durch Vorlage und Prüfung eines analogen Ausweisdokumentes wegfällt. Auch sollen die Planungen im Bereich der Plattformzentralisation, hier konkret die Einbindung der Prozesse zu Eignungsfeststellungsverfahren, weiter vorangebracht werden. Hier steht zusammen mit dem ITS und der Kunsthochschule Kassel eine Projektplanung für die Einbettung der künstlerischen Aufnahmeprüfung mindestens für den Studiengang Visuelle Kommunikation bis Ende 2024 auf dem Tableau.
Hinsichtlich Meilenstein 3 zeichnet sich ab, dass das Aufgabenpaket ePayment unter anderem auf Grund derzeit weiter ausstehender Klärungen in Bezug auf nutzbare Zahlungsdienste und deren Integration in die verwendete Campusmanagementsoftware verzögert wird.
