FAQs und Hilfe

Mit dem xFlow Web-Zugriff können Personen am Prozess teilnehmen, die nicht in SAP arbeiten und Vorgänge prüfen oder freigeben müssen.

Mit xFlow Capture werden alle Vorgänge zum Scannen, sowie die Verwendung einer Beleglesung, auch Datenextraktion genannt, bezeichnet. 

xFlow Interface ist ein Schnittstellenprogramm zur Übergabe von Images und Indexdaten. Hierbei können unterschiedliche Eingabe- und Ausgabekanäle genutzt werden, wie bspw. xFlow Capture zur Eingabe und SAP als Ausgabe. Dabei kann die Überprüfung (Validierung) der Beleglesungsergebnisse in SAP vorgenommen werden. xFlow Interface besteht dann aus einer SAP und einer Windows-Komponente.

Die zuvor gescannten Rechnungen werden über den Workflow sachlich geprüft, buchhalterisch ergänzt und freigegeben. Die im Unternehmen vorhanden Freizeichnungsrichtlinien werden über die xFlow Freigabetabelle im System abgebildet. Über einen Web-Zugang können alle im Unternehmen notwendigen Personen am Prozess teilnehmen.

Ein User, der in Xflow arbeiten kann, jedoch nicht synchron als SAP-User angelegt ist. Dieser User heißt Web User. Er kann ausschließlich über die Web-Oberfläche arbeiten.

Sie erreichen den Web-Arbeitskorb über folgenden Link: 
https://uni-kassel.de/go/ever

Ein SAP-User ist ein Benutzer mit Zugang zu SAP.

Sie erreichen Ihre zu bearbeitenden Rechnungen über den SAP Business Workplace

Bei der Bearbeitung von Workflow-Aufgaben innerhalb des SAP-Systems kommt es bei der Anzeige in der neuen SAP_GUI Version 7.60 zu dem Effekt, dass die Kopfdaten innerhalb des Bearbeitungsfensters nicht angezeigt werden. Dies können Sie ganz einfach lösen:

1. Klicken Sie auf den Button"Einstellungen" links unten im Bearbeitungsfenster.
2. Klicken Sie auf "Sonstiges".
3. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Bitte ändern Sie die "Höhe Titelzeilen" von 26 auf 32.
4. Fertig! Die Kopfdaten werden nun korrekt angezeigt.

Innerhalb der Selektionsmaske wird auf Basis der hier eingestellten Parameter die anschließende Darstellung des Rechnungseingangsbuchs bestimmt. Dabei können Einstellungen für den späteren schnelleren Zugriff als Variante gesichert werden.

Die Aufgabe Auswahl Prüfer dient der manuellen Bearbeiterauswahl. Dabei können sowohl einzelne
Bearbeiter als auch mehrere selektiert werden. Bereits an dieser Stelle wird das im Vorfeld archivierte Rechnungsimage angezeigt und es wird die Möglichkeit gegeben den vorerfassten Beleg (SAP-Standard) anzuzeigen.
Sobald hier Prüfer ausgewählt wurden, ist die Aufgabe beendet und der Workflow wird mit
dem nächsten Schritt fortgesetzt.
Die Aufgabe Auswahl Prüfer erfolgt automatisiert im Hintergrund, wenn für den Folgeschritt sachliche Prüfung einer oder mehrere Bearbeiter ermittelt wurden.

Die Aufgabe Sachliche Prüfung dient der inhaltlichen Kontrolle einer Rechnung (bspw. ob die Ware tatsächlich
bestellt worden ist) sowie zur Eintragung relevanter Kontierungsinformationen (Kostenstelle,
ggf. Aufsplittung der Positionen), sofern diese noch nicht vorhanden sind. Diese Prüfung kann entweder
im SAP-System oder im Web erfolgen.
In der Regel erfolgt in der sachlichen Prüfung die inhaltliche Bestätigung über Preis, Menge, Termin
oder Ausführung der Ware. Er ist häufig aber nicht zeichnungsberechtigt und bescheinigt hier ausschließlich,
dass die Rechnung den richtigen Sachverhalt darstellt oder ggf. korrigiert werden muss. Es ist möglich (unabhängig
davon, ob die Rechnung sachlich geprüft werden soll) Texte bzw. Anlagen für Anmerkungen zur Rechnung
einzustellen. Bspw. wird für den Empfänger dadurch ersichtlich, ob er die Rechnung sachlich richtig
bestätigen soll oder nur antworten muss. Die Kontierungsinformationen können über den
Kontierungsblock eingeben werden, teilweise ist dies sogar ausdrücklich vorgesehen.
Diese Daten werden daraufhin automatisch als Vorschlagswerte in den SAP Beleg übernommen, so dass
der zuständige Buchhalter den vorerfassten Beleg vervollständigen kann.

Soweit der Beleg nicht direkt in der Vorerfassung oder auch nicht durch die automatische Datenübernahme
aus dem Kontierungsblock vervollständigt werden konnte, erfolgt über diese Aufgabe die manuelle
Vervollständigung. Diese Aufgabe folgt i. d. R. im Anschluss der sachlichen Prüfung. Ziel dieses
Schrittes ist ein vollständig vorerfasster SAP Beleg.
Mit der Vervollständigung wechselt der Status des SAP Belegs von vorerfasst auf vorerfasst komplett.
Der SAP Beleg ist jetzt sozusagen buchungsfähig. In der Regel folgt hierauf basierend der eigentliche
Freigabe-Workflow.

Die Freigabe erfolgt in der Regel im Anschluss an die Vervollständigung. Je nach Freigaberichtlinie
kann die Freigabe beliebig viele Stufen umfassen. Der zuständige Freizeichner wird aufgrund der im
Customizing eingestellten Freigaberichtlinien (z.B. abhängig von Betragshöhe, Kostenstelle etc.) automatisch
ermittelt. Sollte die Freigabe verweigert werden, wird in der Regel eine schriftliche Begründung
erzwungen.
Die Freigabe erfolgt auf Positionsebene. Sie ist sowohl in SAP als auch im Web durchführbar.

Die Freigabe erfolgt in der Regel im Anschluss an die Vervollständigung. Je nach Freigaberichtlinie
kann die Freigabe beliebig viele Stufen umfassen. Der zuständige Freizeichner wird aufgrund der im
Customizing eingestellten Freigaberichtlinien (z.B. abhängig von Betragshöhe, Kostenstelle etc.) automatisch
ermittelt. Sollte die Freigabe verweigert werden, wird in der Regel eine schriftliche Begründung
erzwungen.
Die Freigabe erfolgt auf Positionsebene. Sie ist sowohl in SAP als auch im Web durchführbar.

Die Aufgabe Auswahl Prüfer dient der manuellen Bearbeiterauswahl. Dabei können sowohl einzelne Bearbeiter als auch mehrere selektiert werden.
Zusätzlich wird das im Vorfeld archivierte Rechnungsimage angezeigt und es wird die Möglichkeit gegeben den vorerfassten Beleg (SAP-Standard) anzuzeigen.
Diese Aufgabe kann auf Basis der aus dem Beleglesesystem extrahierten Daten sowie der Einstellungen in der Prioritätentabelle (innerhalb der Freigabetabelle) auch automatisiert erfolgen (bspw. anhand des Kreditors oder bereits vorhandener Kontierungsinformationen).

Soweit der Beleg nicht direkt in der Vorerfassung oder auch nicht durch die automatische Datenübernahme aus dem Buchungsstempel vervollständigt werden konnte, erfolgt über diese Aufgabe die manuelle Vervollständigung. Diese Aufgabe folgt in der Regel im Anschluss der sachlichen Prüfung. Ziel dieses Schrittes ist ein vollständig vorerfasster SAP Beleg. Mit der Vervollständigung wird der vorerfasste Beleg vom Status vorerfasst in den Status Offen versetzt. Der SAP Beleg ist jetzt sozusagen buchungsfähig. In der Regel folgt hierauf basierend der eigentliche Freigabe-Workflow.

Die Funktion der Aufgabe Beleg bearbeiten besteht darin, einen im Vorfeld explizit abgelehnten Beleg (bspw. in der sachlichen Prüfung) entsprechend der Ablehnungsgründe zu korrigieren. Der Aufgabendialog stellt für die Bearbeitung alle zum aktuellen Zeitpunkt im System vorhandenen Informationen zur Verfügung.

Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, müssen einzeln an die E-Mail Adresse (rechnung[at]uni-kassel[dot]de) gesendet werden.

Wenn Sie einen Beleg versehentlich als "OK" markiert und abgeschickt haben, müssen sie den Empfänger per Email informieren und ihn bitten, den Beleg abzulehnen oder zurück an den Prüfer zu schicken. 

Lehnen Sie den Beleg ab und hinterlassen Sie einen Text, der den Grund für die Ablehnung deutlich macht. Sollten Ihnen die Kostenstelle bekannt sein, können sie diese auch eintragen. 

Mit "Rückfrage" gekennzeichnete Belege, werden wie eine Nachfrage behandelt. Sie müssen im Textfeld einen Kommentar eingeben, so dass der Empfänger weiß, was sie von ihm wissen möchten. 

Bei einer Rückfrage ist im Text zu beantworten, was man sie gefragt hat. Der Beleg ist dann zurück zu legen

Der Rechnungseingang erfolgt nicht mehr ausschließlich in Papierform, sondern
zusätzlich auch in elektronischer Form. Mit xSuite Invoice Cube können Papierrechnungen
gescannt und digitalisiert werden. Zusätzlich aber auch elektronisch per E-Mail
eingehende Rechnungen automatisch aus dem Postfach abgeholt und in den Prozess überführt werden.
Rechnungen, die in einem maschinenlesbaren Format vorliegen (zum Beispiel XML, CSV) können
auch direkt und ohne OCR-Technologie ausgelesen werden. [Grafik: Spalte "Eingang"]

Nachdem die Papierrechnungen digitalisiert wurden, können diese mittels einer OCR (Optical Character
Recognition = optische Zeichenerkennung) wieder in maschinenlesbaren Text gewandelt werden.
Rechnungen, die nur als PDF per E-Mail eingehen, können ebenfalls über die OCR verarbeitet werden.
Nach dem OCR-Prozess werden im Hintergrund die rechnungsrelevanten Informationen erkannt und
überprüft. Zusätzlich kann auch eine Vollständigkeitsprüfung sicherstellen, dass nach Pflichtangaben
auf der Rechnung geprüft wird. [Grafik: Spalte "Verarbeitung"]

Alle Dokumente werden sofort nach dem Scannen im revisionssicheren Archiv über SAP ArchiveLink abgelegt. Diese Dokumente können einfach über SAP oder das xFlow recherchiert werden und auch im Prozess weitere Dokumente abgelegt und mit dem Vorgang verknüpft werden. Bei Bedarf können die Dokumente auch in einer elektronischen Akte zusammengefasst werden. Nach dem erfolgreichen Prozessdurchlauf wird automatisch ein Workflowprotokoll als PDF erzeugt und dem Vorgang zugeordnet. Dies sorgt auch Monate später für eine bessere Nachvollziehbarkeit, besonders auch für externe Prüfer.  [Grafik: Spalte "Archiv"]

Damit Rechnungen elektronisch vom verwendeten Workflow verarbeitet werden können, ist ein Scannen der Papierrechnungen notwendig um diese in ein digitales Image zu verwandeln. Als Vorbereitung zum Scannen ist es notwendig folgende Vorbereitungsmaßnahmen zu treffen:

• Rechnungen aus Briefumschlag nehmen
• Rechnungen entklammern bzw. entheften
• Klebestreifen oder Haftnotizen entfernen
• Werbung entfernen
• Sonderformate (bspw. DIN A3, DIN A5 etc.) aussoertieren und seperat scannen

Die vorbereiteten Rechnungen werden als ganzer Stapel verarbeitet. Damit die einzelnen Rechnungen erkannt werden können und nicht als eine einzelne Rechnung mit vielen Seiten verarbeitet wird, ist eine Dokumententrennung notwendig. Diese Trennung erfolgt in der Regel durch Anbringen von Klebebarcodes mit fortlaufender Nummer oder durch das Verwenden von Patch Code-Blättern. Die Klebebarcodes werden an einer freien Stelle auf dem Dokument angebracht und immer nur auf der ersten Seite der Rechnung verwendet.

Die vorbereiteten Rechnungen werden als ganzer Stapel verarbeitet. Damit die einzelnen Rechnungen erkannt werden können und nicht als eine einzelne Rechnung mit vielen Seiten verarbeitet wird, ist eine Dokumententrennung notwendig. Diese Trennung erfolgt in der Regel durch Anbringen von Klebebarcodes mit fortlaufender Nummer oder durch das Verwenden von Patch Code-Blättern. Die Klebebarcodes werden an einer freien Stelle auf dem Dokument angebracht und immer nur auf der ersten Seite der Rechnung verwendet.

Anlagen, die ebenfalls rechnungsrelevant sind, werden durch einen Nuller-Barcode auf der ersten Seite gekennzeichnet. In einigen Fällen ist eine Vorsortierung nach bestimmten Kriterien hilfreich oder auch notwendig. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, um Sonderformate wie DIN A5 gesondert zu behandeln, bestimmte Rechnungsarten wie Baurechnung zu separieren oder auch um nach Buchungskreisen vorzusortieren. Anschließend werden alle Dokumente auf den Scanner gelegt und über den Scan-Client (Scan-Software) wird der Scan-Vorgang gestartet.

• Rechnungen erhalten eine Dokumententrennung mit fortlaufendem Barcode. 
• Anlagen, die ebenfalls ^{rechnungsrelevant} sind, werden durch einen Nuller-Barcode auf der ersten Seite
• gekennzeichnet.