Social Media
Social Media Guidelines
Mit diesem kleinen Web-Leitfaden möchten wir Ihnen einige hilfreiche Empfehlungen für die Nutzung der Social-Media-Plattformen im Rahmen der dienstlichen Nutzung geben.
Zwei Aspekte stehen hierbei im Vordergrund:
- Informieren Sie grundsätzlich immer die Stabsstelle Kommunikation, Presse und Öffentlichkeitsarbeit (presse[at]uni-kassel[dot]de) im Vorfeld über neue Angebote auf den Plattformen. Die Hochschule möchte auch im Bereich der Sozialen Medien als professionelle, einheitliche Organisation in der Außendarstellung wahrgenommen werden.
- Dafür bedarf es eine zentrale Koordination. Wenn Sie Meldungen erstellen, kommentieren oder Bilder posten, werden Sie als Botschafter*in der Universität Kassel wahrgenommen. Gehen Sie mit dieser Verantwortung vorsichtig um. Wenn Sie also online etwas veröffentlichen, bitte vorher immer darüber nachdenken, welchen Eindruck Sie damit auf Personen vermitteln, die die Uni nicht kennen.
Sie planen, einen Social Media-Kanal für Ihre Organisationseinheit einzurichten?
Berücksichtigen Sie bitte folgende Hinweise:
Die Erstellung eigener dezentraler Social Media-Kanäle ist aus vier Gründen kritisch zu hinterfragen:
- Privat oder beruflich? Ein Engagement im Bereich der sozialen Netzwerke ist zeitaufwändig und auf Dauer angelegt. Wenn Sie hiermit starten, dürfen Sie dies daher nicht halbherzig tun. Auch werden Sie vielleicht nicht immer die erhofften Ziele erreicht. Verwaiste Social Media-Kanäle oder Blogs schaden dem Image der Uni. Überlegen Sie daher sehr gründlich im Vorfeld, ob Sie ihre dienstlichen Aufgaben tatsächlich durch eine Facebook- oder Blog-Präsenz verbessern.
- Leider gibt es immer wieder vernachlässigte Kanäle. Das kann daran liegen, dass Mitarbeitende oder Studentische Hilfskräfte aus der Universität ausgeschieden sind oder es dauerhaft zu wenig Themen für attraktive Inhalte gibt. Solche Kanäle sind jedoch weiterhin für jedermann sichtbar und präsentieren ein negatives Bild nach außen.
- Es erreichen uns regelmäßig solche Benutzerbeschwerden: „Ich finde es schade, dass durch die vielen verschiedenen Kanäle der Uni den meisten Studenten Informationen verloren gehen, da nicht jeder jedem Account folgt oder folgen möchte (allein schon aufgrund der Menge an Posts, die eher irrelevant sind).“
- Es dauert und erfordert viel Aufwand und personelle Ressourcen, eine eigene Reichweite aufzubauen.
- Wer ist Ihre Zielgruppe und auf welchen Social Media-Kanälen ist diese unterwegs?
- Möchten Sie mit Ihrer Zielgruppe interagieren und in Kontakt treten?
- Was sind Ihre Botschaften?
- Welche Ziele verfolgen Sie mit dem Auftritt? Wie unterscheiden Sie sich von den Hauptkanälen der Universität Kassel?
Es muss mindestens ein verantwortlicher Mitarbeitender des Kanals festgelegt werden, der die rechtliche Verantwortung übernimmt. Alles was Sie veröffentlichen, kann einen positiven wie negativen Einfluss auf die Wahrnehmung der Universität haben. Die Verantwortung für Ihre Beiträge haben Sie selbst und nicht die Universität Kassel. Überlegen Sie deshalb genau, was Sie veröffentlichen. Beachten Sie die Werte der Universität und veröffentlichen Sie keine politischen Botschaften. Studentische Hilfskräfte sind naturgemäß befristet und sollten nicht der hauptverantwortliche Ansprechpartner sein. Eine Kontrolle ihrer Arbeit ist notwendig. Für den Krankheits- und Vertretungsfall sollte ein weiterer Mitarbeitender Zugang zu den Kanälen haben.
- Wer übernimmt die langfristige Pflege? Wer vertritt im Urlaubs- und Krankheitsfall?
- Welche Mitarbeitenden haben zusätzlich Zugriff mit welchen Rechten?
Der Kanal muss kontinuierlich gepflegt werden: Regelmäßig Veröffentlichung von Inhalten.
Gibt es langfristig genug wechselnde Themen für einen Beitrag wenigstens einen wöchentlichen Beitrag? Auch während der Abwesenheit und des Urlaubs des verantwortlichen Mitarbeitenden und während der Semesterferien müssen Inhalte gepostet werden. Erstellen Sie am besten für mehrere Wochen im Voraus einen Redaktionsplan.
Überlegen Sie bitte auch, mit welcher Tonalität (der "Sound" des Kommunikationsstils) die Ansprache der Leserinnen und Leser in den sozialen Netzwerken erfolgen soll. Berücksichtigen Sie bitte, dass z.B. die meisten Studierenden mit der Uni "nicht befreundet" sein wollen, sondern sich einen professionellen Kommunikationsstil wünschen. Bitte daher nicht zu locker, nicht zu lustig, nicht niveaulos.
Auf der anderen Seite dürfen Sie auch nicht zu formal mit Ihrer Community ins Gespräch kommen. Die Netzwerke dienen dazu, ein "Wir-Gefühl" zu schaffen. Die Kommunikation gleicht eher der in einer Cafeteria: Sie ist ad hoc, mit ungeplanten Themen und lockerer Umgangssprache. Eine positive emotionale Stimmung darf erzeugt werden und wird auch von den Teilnehmenden erwartet.
Die Konversation im Netz erfordert wie im realen Leben auch Aufmerksamkeit. Wer nicht zuhört, dem wird auch nicht zugehört. Social Media-Kanäle müssen täglich beobachtet werden und auf Anfragen und Kommentare ist umgehend zu reagieren. Nachrichten sollten möglichst innerhalb von 24 Std beantwortet werden (vor Wochenenden kann beispielsweise eine „Verabschiedung“ bis Montag gepostet werden).
Mit Ihrem Engagement in den sozialen Netzwerken laden Sie die Community zum Gespräch ein. Die Nutzerinnen und Nutzer nehmen mit Kommentaren, Bewertungen und Empfehlungen aktiv Bezug auf Ihre Beiträge. Nicht immer wird Ihnen gefallen, was Sie als Anwort erhalten. Wie nun damit umgehen?
Zunächst: Ruhig bleiben. Nicht spontan, sondern überlegt antworten.
Machen Sie sich klar: Sie antworten weniger derjenigen oder demjenigen, der die Regeln der Höflichkeit vergessen hat, sondern Sie antworten um Ihre Meinung den vielen stillen Mitleserinnen und Mitlesern mitzuteilen. Daher niemals emotional reagieren, sondern immer sachlich und professionell. Weisen Sie den Angreifenden in die Schranken, verweisen Sie auf allgemeine Umgangsformen im Netz und verlangen Sie bestimmt einen respektvollen Gesprächston. Überlegen Sie auch, ob man wirklich zu jeden "Unsinn" Stellung beziehen muss.
Rechtswidrige, rassistische und diskrimminierende Kommentare müssen umgehend gelöscht werden. Fertigen Sie einen Screenshot an und informieren Sie die Person über die Löschung des Beitrages. Veröffentlichen Sie folgenden Hinweis im Kontext des Kommentares: "Es tut uns leid, aber Sie haben mit Ihren Beitrag gegen die Regeln der Netiquette im Netz verstoßen. Wir haben ihn daher gelöscht. Wenn Sie etwas Konstruktives zur Diskussion beisteuern möchten, sind Sie herzlich dazu eingeladen."
Falls Sie unsicher sind, wie Kommentare zu bewerten sind, wenden Sie sich an presse[at]uni-kassel[dot]de
Kritik, die nur negativ oder konstruktiv gemeint ist, sollten Sie ebenfalls beantworten. Hier reicht ein kurzes "Danke, wir werden das in Zukunft beachten.
Jeder Social Media-Kanal muss ein Impressum verlinken. Der verantwortliche Mitarbeitende sollte außerdem auf der Website der Organisationseinheit als Kontaktperson für Social Media ausgewiesen werden. Veröffentlichen Sie keine Bilder ohne Zustimmung des Fotografen und der abgebildeten Personen für eine Veröffentlichung auf der jeweiligen Social Media Plattform.
Beachten Sie, dass es gerade bei Fotoaufnahmen von Fotografen gesonderte Social Media-Lizenzen gibt.
Klären Sie im Team die juristischen Rahmenbedingungen. Setzen Sie diese Kenntnisse insbesondere bei studentischen Hilfkräften nicht voraus:
- Sie haben eine Verschwiegenheitsverpflichtung: Interna und Dienstgeheimnise dürfen nicht ausgeplauert werden.
- Das informationelle Selbstbestimmungsrecht muss beachtet werden. Bitte niemals Kolleginnen und Kollegen namentlich nennen, die dies nicht möchten.
- Beachten Sie Datenschutz, Urheberrecht und Rechte rund um das Foto.
Für Foto- und Videoaufnahmen an dern Standorten der Universität Kassel benötigen Sie eine Fotografier- und/oder Drehgenehmigung. Die erhalten Sie auch für einen längeren Zeitraum per Anfrage an: bildredaktion[at]uni-kassel[dot]de
Es ist eine klare Absendererkennung notwendig, das bedeutet, dass neben der Universität Kassel auch immer die jeweilige Organisationseinheit als Absender kenntlich zu machen ist. Bennen Sie Ihren Kanal beispielsweise „ORGANISATIONSEINHEIT_unikassel“.
Das Uni Kassel-Logo darf ausschließlich vom zentralen Account der Universität als Profilbild genutzt werden, um die Unverwechselbarkeit anzuzeigen und Authentizität sicherzustellen. Nutzen Sie stattdessen das Logo ihrer Organisationseinheit, sofern vorhanden. Alternativ ein Foto von der Universität.
Nach Einrichtung des Social Media-Kanals informieren Sie bitte die Stabsstelle C über den Account (mit Verlinkung) und den hauptverantwortlichen Administrator mit Vertreter (mit Email-Adressen), sodass eine gegenseitige Vernetzung stattfinden kann. Bei Ausscheiden eines Administrators muss dieser als Admin des Kanals gelöscht und eine neue Person gegenüber Stabsstelle C benannt werden.
Brauchen Sie Beratung bei der Erstellung eigener Social Media-Kanäle, wenden Sie sich ebenfalls gern an uns: presse@uni-kassel.de
Sollten Sie sich nach Abwägung der oben beschriebenen Verantwortlichkeinen entscheiden, keine eigenen Social Media-Kanäle einzurichten, können Sie gerne passende Inhalte aus Ihrem Bereich für die zentralen Kanäle vorschlagen (an presse@uni-kassel.de). Hier können wir Ihnen eine gute Reichweite Ihres Themas zusichern.