Informationen für Prüfungsbüros

Im Zeitraum vom 20. Februar bis 9. März 2026 zieht die Prüfungs- und Notenverwaltung in den eCampus um. Während dieser Zeit wird der gesamte eCampus vorübergehend nicht erreichbar sein.

Kontakt

Offene EXA-Sprechstunde via Zoom

Wir haben eine EXA-Sprechstunde per Zoom eingerichtet, die wöchentlich jeden Dienstag von 09:00 bis 10:00 Uhr stattfindet. Es ist keine Anmeldung notwendig. Loggen Sie sich bitte in den unten genannten Zoom-Meetingraum ein:

EXA-Sprechstunde via Zoom beitreten

Kontakt für Rückfragen per Mail: 

Sie können sich bei Fragen und Unklarheiten, Sorgen oder Bedenken gern jederzeit über die zentrale E-Mail-Adresse an uns wenden:

 eCampus-EX[at]uni-kassel[dot]de

Informationsmaterial

Weitere Informationen rund um das Projekt

auf unserem Projekt-SharePoint, unter anderem:

Zeitplan

Bis zur Produktivsetzung gibt es 5 große Etappen, auf die im Folgenden genauer eingegangen wird:

  1. Etappe ab Ende September 2025:
    Grunddatenmigration und Veranstaltungsplanung Sommersemester 2026
  2. Etappe ab November 2025:
    Beginn der Raumplanung für Sommersemester 2026
    Aufbau der Informationswebseiten und Handbuch für Studierende
  3. Etappe ab Januar 2026:
    Beginn der Prüfungsplanung für das Sommersemester 2026
    Start Generalproben für die Produktivsetzung
  4. Etappe ab Februar 2026:
    Letzte Vorbereitungen zur Produktivsetzung und Beginn der Umstellung (20. Februar 2026)
  5. Etappe am 9. März 2026:
    späteste Freischaltung von EXA für alle Nutzer:innen

Voraussetzung für die Veranstaltungsplanung sind Grunddaten, die aus dem Altsystem übernommen werden müssen:

  • Räume und Gebäude
  • Einrichtungen
  • Personendaten aus dem Personenverzeichnis

Nach Abschluss dieser ersten Datenmigration erfolgt die Freigabe des Systems für die Fachbereiche und zentralen Einrichtungen. Es kann nun die Planung der Veranstaltungen für das Sommersemester 2026 beginnen:

  • Eingabe von Veranstaltungen
  • Zuordnung der Veranstaltungen zu bestehenden Modulen der Studiengänge
  • Planung der Terminsätze für das Sommersemester 2026
  • Anfragen/Buchen von Räumen

Wer Ihnen in Ihrem Fachbereich Rechte (Systemrolle) zuweisen kann, können Sie unter https://sharepoint.uni-kassel.de/sites/ecampus/Lists/Akteure/AllItems.aspx nachsehen. Hierzu sind die ProductOwner und KeyUser berechtigt.

 

Ab November kann die zentrale Raumverwaltung die angefragten Raumanfragen der Fachbereiche bearbeiten. Fachbereiche können voraussichtlich weiterhin gewünschte Räume buchen bzw. Raumanfragen stellen.

Die für die Umstellungsphase benötigte Informationswebseite wird voraussichtlich im November finalisiert. In dem Kontext wird die Kommunikation zur Umstellung und Wartungsphase intensiviert. Handbücher und Videos für Studierende werden aufgebaut.

Die Planung der Prüfungstermine für das Sommersemester 2026 wird ab Januar beginnen. Hierfür werden analog zum Veranstaltungsmanagement kontinuierlich zielgruppenorientierte Schulungen angeboten. Es wird zwei Schulungsangebote geben, welche sich jeweils einmal an Lehrende und einmal an Prüfungsbüros bzw. Prüfungsämter richten.

Die Supportangebote werden ebenfalls auf das Prüfungsmanagement ausgedehnt, die EXA-Sprechstunde kann dafür ebenfalls genutzt werden.

Für die Veranstaltungsbelegung können Fachbereiche ab Januar 2026 Belegfristen und Belegverfahren beantragen. Nach Einrichten der Belegfristen durch das ITS können diese durch die Fachbereiche den Veranstaltungen zugeordnet werden.

Das IT-Team beginnt ab spätestens Januar mit (voraussichtlich) wöchentlichen Generalproben der Umstellung. Hierbei proben wir intern den kompletten Prozess von der Abschaltung bis zur Freigabe auf unserer Test-Infrastruktur. Dies dient in erster Linie dem Ausmerzen letzter Fehler und Unklarheiten sowie dem Präzisieren der Checkliste für die „echte“ Umstellung.

Damit alle Beteiligten auch über die einzelnen Schritte der Umstellungsphase im Bilde sind, werden diese im Folgenden kurz aufgelistet und mit einer angedachten Zeitschätzung versehen. Die Auflistung geht von einer jeweils erfolgreichen/positiven Durchführung des vorherigen Schritts aus. Die nachfolgenden Termine sind insofern als idealer Verlauf zu sehen. Vorsorglich wurde so geplant, dass alle Regelungen noch die Folgewoche umfassen. Ein Start des neuen Systems zum 9.03. kann als sicher angesehen werden.

  1. Freitag, 20.02. 15:00 Uhr: Abschalten der Produktivsysteme und Einschalten der Wartungsseiten; Verlinkung auf Informationsangebot
  2. Freitag, 20.02.: Nach Abschaltung der Produktivumgebung wird der Aufbau der Schattensysteme begonnen
  3. Freitag, 20.02.: Beginn der Vorarbeiten für die Datenmigration
  4. Samstag, 21.02.: Beginn der Leistungsdatenmigration (Dauer ca. 24 Stunden).
  5. Sonntag, 22.02.: Erste Sichtkontrolle der Leistungsdatenmigration. Nach positiver Sichtkontrolle Start der Notenberechnung für alle Prüfungsordnungen (Dauer ca. 36 Stunden).
  6. Montag, 23.02.: Hochfahren der Schattensysteme und Information an die Mitarbeitenden
  7. Dienstag, 24.02.: Beginn Nachbereitung der Migration und technische Qualitätskontrolle der migrierten Leistungsdaten.
  8. Donnerstag, 26.02.: Bei erfolgreicher technischer Qualitätssicherung Freigabe eines Vorab-Zugriffs der Fachbereiche auf die neue Systemumgebung.
  9. Montag, 02.03.: Bei positiver Rückmeldung durch Fachbereiche kann das Produktivsystem bereits ab dem 02.03. freigegeben werden.

Der hier genannte zeitliche Ablauf setzt voraus, dass alle Schritte positiv verlaufen und es keine unvorhergesehenen Unterbrechungen oder Probleme gibt. Für diesen Fall ist ein Zeitpuffer von ca. einer Woche eingeplant, sodass im schlechtesten Fall Zeit für eine komplette zweite Übertragung der Daten vorhanden ist.

Mit der Freigabe am 09. März können alle Nutzer:innen auf den eCampus zugreifen. Studierende können beginnen, Veranstaltungen und Prüfungen vorzumerken. Ebenfalls werden Hilfeseiten und Erklärvideos für Studierenden veröffentlicht.

Die Schattensysteme werden mit der Freigabe abgeschaltet und sind dann nicht mehr verfügbar. Für Recherchezwecke wird für Fachbereiche ein rein intern nutzbares Altsystem mit lesendem Zugriff bestehen. Sollten beispielsweise Studierende im Einzelfall Zweifel an der Korrektheit der übertragenen Leistungsdaten äußern, ist damit ein Belegen der Korrektheit möglich.

Ergebnisse zu Prüfungen, die kurz vor oder während der Umstellungsphase von Studierenden abgelegt wurden, können nun durch Lehrende im System erfasst werden und sind dann für die Studierenden einsehbar. Fristen laufen dann wieder in der üblichen Weise.

Ebenfalls können ggf. Abmeldungen oder Nachmeldungen im System hinterlegt werden.

Das zusätzliche Support-Angebot des IT-Teams bleibt bis Projektende bestehen: Es wird weiterhin kontinuierliche Schulungen zur Nutzung der Systeme geben. Neben dem gewohnten E-Mail-Support wird die etablierte EXA-Sprechstunde wöchentlich fortgeführt sowie der bereits eingerichtete Chat-Kanal beibehalten. Für Fragen rund um EXA wird für die Zeit nach der Umstellung eine Telefon-Hotline für den Erst-Support durch geschulte Hilfskräfte angeboten.

FAQ (Häufig gestellte Fragen)

Aufgrund der Wartungsphase wird das Vorlesungsverzeichnis im Jahr 2026 erst am 10. März 2026 veröffentlicht.

Das Verfahren zur bevorzugten Einwahl in Kurse (PRIOS) wird zur Zeit noch vorbereitet und kann von Fachbereich zu Fachbereich unterschiedlich sein. Wir informieren dich an dieser Stelle, sobald nähere Informationen dazu vorliegen. 

Anmeldung

Studierende müssen sich für alle Prüfungen zwischen dem 20.2. und 9.3. bereits vor dem 19.2. im alten HISPOS anmelden. Sie sind auch dringend aufgefordert Anmeldungen für Prüfungen bis 16.2. bereits im alten System vor dem 19.2. vorzunehmen. Das alte HISPOS wird am 20.2. heruntergefahren, um alle Daten mit Stand 20.2. in das neue EXA-System zu übertragen. Dabei werden auch alle Anmeldungen zu Prüfungen übertragen, die bis zum 19.2. erfolgt sind. Änderungen an den Daten im alten HISPOS sind ab dem 20.2. nicht mehr möglich.

Nachträgliche Anmeldungen von Studierenden zu Prüfungen, die in der Zeit vom 20.2. bis 9.3. stattfinden über die Prüfungsämter sind nur für Fälle vorgesehen, bei denen rechtzeitig erbrachte Voraussetzungen von Lehrenden nicht in HISPOS eingetragen wurden und sich Studierende so unverschuldet nicht rechtzeitig anmelden konnten. In diesem Fall können in den Prüfungssekretariaten Anmeldungen schriftlich entgegengenommen werden und ab 9.3. nachträglich in EXA eingepflegt werden. 

Abmeldung

Da in der Zeit vom 20.2. bis 9.3. Abmeldungen in keinem der beiden elektronischen Systeme weder für Studierende noch durch die Prüfungssekretariate möglich sind und in der darauffolgenden Woche möglicherweise noch nicht alle Personen mit dem neuen System zurechtkommen, wurde eine Ausnahme beschlossen, dass ein „Nichterscheinen zur Prüfung“ in der Zeit vom 20.2. bis 16.3. als „ordnungsgemäß abgemeldet“ gilt. Es ist daher nicht erforderlich, dass Abmeldungen händisch entgegengenommen werden.

Ab dem 9.3. tragen die Lehrenden die Noten für die erfolgten Prüfungen in EXA ein. Da die Anmeldelisten im System vorliegen, wird dieser Vorgang wie üblich möglich sein. Für Studierende, die in der Zeit vom 20.2. bis 16.3. nicht zur Prüfung erschienen sind, muss bei der Notenverbuchung in EXA ein „abgemeldet“ eingetragen werden, damit die o.g. Ausnahmeregel wirksam wird.

 

Studierende können während der Umstellungsphase Dokumente nicht selbst aus dem Self-Service herunterladen (Imma-Bescheinigung, Finanzamts-Bescheinigung, etc.). 

Notwendige Dokumente sollten daher frühzeitig vor der Wartungsphase heruntergeladen werden. In dringenden Fällen können Fachbereiche (Leistungsübersicht) und Studierendensekretariat (studentische Bescheide) diese aber auf Anfrage jederzeit erzeugen.

 

Gewisse Fristen verlängern sich um die geplante Dauer der Wartungsphase von 17 Kalendertagen. Dazu gehört insbesondere auch die Anmeldung zur mündlichen Ergänzungsprüfung sofern die Anmeldefrist nicht bereits am 19.2. abgelaufen war. Studierende, deren Prüfungsergebnis nach dem 22.01. in HISPOS eingetragen wurde, können sich bis zu 4 Wochen plus 17 Tage nach dem Eintrag des Prüfungsergebnisses zur mündlichen Ergänzungsprüfung anmelden. Für Prüfungsergebnisse, die ab dem 9.3. in das System eingetragen werden, gilt wieder die 4-Wochen-Frist.

In einzelnen Fachbereichen gelten für Prüfungsanmeldungen Fristen von mehreren Tagen oder einer ganzen Woche vor der Prüfung. Dies kann zu Problemen bei Prüfungen führen, die kurz nach dem 16.3. stattfinden, da dann eine Anmeldung entweder sehr kurz nach dem 9.3 oder bereits vor dem 19.2. erforderlich ist. 

Stand: 19.12.2025

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