DMS-Glossar

Eine elektronische Akte (E-Akte) ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge. Sie umfasst alle aktenrelevanten Schriftstücke (E-Mails, sonstigen elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente). Die Akte gibt den formalen, inhaltlichen Rahmen vor und wird mit Metadaten beschrieben (Aktenzeichen, Aktentitel, Laufzeit usw.). Die E-Akte ersetzt die Aktenführung auf Papierbasis.

Der Aktenplan ist ein systematischer, an den Aufgaben orientierter Ordnungsrahmen für das Bilden und Kennzeichnen von Akten und Vorgängen.

Ein Dokument ist ein in Papierform vorliegendes oder elektronisch erstelltes Objekt (zum Beispiel E-Mail, PDF-Datei, Word-Dokument). Es bildet die kleinste logische Einheit eines Vorgangs und umfasst seine Metadaten (zum Beispiel Dokumentennummer, Betreff, Aktenzeichen). Im DMS ist ein Dokument gleichzeitig eine Datei. Dokumente werden einer Dokumentart zugeordnet.

Unter einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird die softwaregestützte Verwaltung von digitalen Dokumenten verstanden. Sie zeichnet sich durch eine Reihe an Vorteilen aus: Durch digitale Abläufe wird Zeit eingespart, da Versandlaufzeiten und Druckvorgänge entfallen. Dies bewirkt eine schnellere Bearbeitung von Vorgängen sowie eine höhere Zuverlässigkeit und Transparenz der Verwaltungsprozesse und steigert schließlich die Servicequalität.

Die elektronische Vorgangsbearbeitung (E-Vorgangsbearbeitung) bezeichnet die Unterstützung von Geschäftsprozessen (Verwaltungsprozessen) über eine entsprechende Softwarelösung.

Fallakten beziehen sich in der Regel auf strukturierte Prozesse. Sie ähneln Sachakten, unterscheiden sich jedoch meist durch ein einfaches formales Detail, wie zum Beispiel den Anfangsbuchstaben des Nachnamens der Person, die den Antrag stellt. Im Wesentlichen zeichnen sich Fallakten durch geringfügige Unterschiede aus und werden häufig in großen Mengen bearbeitet. Ein Beispiel hierfür ist die Personalakte.

Eine Kategorie ist eine andere Bezeichnung für eine Dokumentenart. Sie dient der Klassifizierung von z.B. Akten, Vorgängen und Dokumenten.

Metadaten sind beschreibende Informationen zu Dokumenten und Akten, wie zum Beispiel Aktenzeichen, Betreff, Erstellungsdatum und Aufbewahrungsfrist. Im Dokumentenmanagementsystem kann über die Suche mithilfe der Metadaten nach Akten, Vorgängen und Dokumenten recherchiert werden.

Eine Sachakte befasst sich mit spezifischen Themen oder Inhalten. Ein gutes Beispiel dafür ist eine Akte zur Überarbeitung des Aktenplans. Im Gegensatz zu einer Fallakte, in der Dokumente überwiegend nach formalen Kriterien geordnet sind, werden in einer Sachakte alle Dokumente nach inhaltlichen Kriterien strukturiert.

Alle erstellten oder empfangenen Dokumente, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung, werden als Schriftgut bezeichnet.

Ein Vorgang ist eine Abfolge von Aktivitäten sowie die Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten, die in einem zeitlichen und sachlichen Zusammenhang stehen. Ein Vorgang ist in der Regel Teil einer Akte. Er setzt einen formalen Rahmen zur Bearbeitung der enthaltenen Dokumente, verfügt über Ereignisse, die den Vorgang auslösen und beenden sowie Zwischenereignisse und er gibt die Reihenfolge der Ereignisse vor. In der Regel endet ein Vorgang mit einem Ergebnis (Output).