Entbürokratisierung von Verwaltungsprozessen
"Vereinfachen und Weglassen"
Seit 2023 sorgt die Initiative für schlankere Prozesse und weniger Hürden in der Verwaltung. Mit über 300 eingereichten Vorschlägen und bereits zahlreichen umgesetzten Maßnahmen zeigt sich: Veränderung ist möglich – und sie hat längst begonnen!
"Vereinfachen & Weglassen" – Ein Organisationsentwicklungsprojekt an der Universität Kassel
Die Universität Kassel hat im Wintersemester 2022/2023 ein umfassendes Projekt unter dem Namen "Vereinfachen & Weglassen" gestartet. Ziel dieses Vorhabens war es, Verwaltungs- und Arbeitsprozesse zwischen den Fachbereichen und der Verwaltung zu analysieren, zu vereinfachen und unnötige Schritte zu eliminieren. Dieses partizipative Projekt wurde vom Kanzler der Universität initiiert und von einem Team aus der Personal- und Organisationsentwicklung in Zusammenarbeit mit externen Beratern geleitet.
Projektorganisation und Ablauf
Die Planung des Projekts erstreckte sich über mehrere Monate und folgte einem strukturierten Zeitplan. In einer ersten Phase wurde das Konzept erarbeitet und mit den relevanten Gremien abgestimmt. Anschließend konnten Mitarbeitende aus den Fachbereichen Verbesserungsvorschläge einreichen. In einem mehrstufigen Verfahren wurden diese Vorschläge gesichtet, sortiert und in Arbeitsgruppen bearbeitet. Im Zentrum des Projekts standen sogenannte Sprintphasen, in denen verschiedene Teams intensiv an spezifischen Prozessverbesserungen arbeiteten. Diese Sprints wurden durch Workshops, virtuelle Meetings und eine abschließende Präsentation der Ergebnisse ergänzt.
Thematische Schwerpunkte und Arbeitsgruppen
Die eingereichten 340 Vorschläge wurden in verschiedene Kategorien unterteilt und von spezifischen Arbeits- und Prozessgruppen bearbeitet. Zu den Hauptthemen gehörten:
- Buchhaltung: Die Abwicklung privat verauslagter Kosten wurde optimiert, indem klare Regeln für Erstattungen geschaffen und einfachere Verfahren eingeführt wurden.
- Onboarding: Ziel war es, die Arbeitsfähigkeit neuer Mitarbeitender bereits am ersten Tag sicherzustellen. Dies umfasste den Gebäudezugang und die Schlüsselausgabe.
- Arbeitsverträge: Der Prozess wurde weitgehend digitalisiert, sodass Genehmigungen und Freigaben papierlos erfolgen können.
- Lehraufträge: Die Verwaltung von Lehraufträgen wurde digitalisiert und beschleunigt.
- Kommunikation: Die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Fachbereichen wurde verbessert, unter anderem durch gezieltere E-Mail-Verteiler und eine standardisierte Informationsweitergabe.
- Dienstreisen: Der Übergang zu einem rein digitalen Reisemanagement wurde angestoßen.
- Paketzustellung: Die internen Verteilprozesse für Pakete wurden überarbeitet, um eine zuverlässigere Zustellung zu gewährleisten.
- Hilfskraftangelegenheiten: Die administrativen Prozesse für studentische Hilfskräfte wurden verschlankt und digitalisiert.
Vom Sprint zum Spirit
Ergebnisse und Auswirkungen
Die Sprintphasen ermöglichten durch konzentrierte Arbeit eine erhebliche Zeitersparnis. Beispielsweise konnte die Prozessoptimierung im Bereich der Buchhaltung eine Effizienzsteigerung von 1,5 Jahren innerhalb von nur sieben Tagen Sprintarbeit erzielen. Viele Prozesse wurden digitalisiert, Genehmigungen vereinfacht und Unterschriftenpflichten reduziert. Die Zufriedenheit der Teilnehmenden war hoch – die Gesamtbewertung des Projekts lag auf einer Skala von 1 bis 10 im Bereich zwischen 8 und 9.
Erfolgsfaktoren und Zukunftsperspektiven
Wichtige Erfolgsfaktoren des Projekts waren die Unterstützung durch die Hochschulleitung, eine klare Verantwortlichkeit für die Projektsteuerung sowie eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Zudem wurde betont, dass die Sprintphase nur der Anfang eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sei. Die nachhaltige Umsetzung und Nachverfolgung der erarbeiteten Lösungen wird weiterhin ein zentraler Bestandteil der Organisationsentwicklung an der Universität Kassel sein.
Insgesamt war "Vereinfachen & Weglassen" ein wegweisendes Projekt, das die Grundlage für effizientere und transparentere Arbeitsabläufe an der Universität geschaffen hat.
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Beteiligung
Die Vereinfachung von Verwaltungsprozessen ist eine fortlaufende Aufgabe, die sowohl große als auch kleine Anpassungen erfordert. Deshalb sind alle Beschäftigten eingeladen, aktiv mitzuwirken. Vorschläge und Ideen zur Verwaltungsvereinfachung können jederzeit per E-Mail an vereinfachen-weglassen[at]uni-kassel[dot]de oder direkt an die zuständigen Stellen gesendet werden.