Virtuelle Besprechungen und Konferenzen an der Uni Kassel
1.Zielsetzung
Was ist das Ziel des Meetings?
Welchen Bedarf gibt es?
Wer nimmt daran teil?
Welches Format ist für die Besprechung bzw. die Konferenz geeigenet?
2.Service
- Für Lehrende über das Servicecenter Lehre: Web- und Videokonferenzen
- Für Beschäftigte über das IT-Servicezentrum: Video- und Webkonferenzen
- Checkliste für Video- und Webkonferenz mit großer Beteiligung (einschließlich Teambereichen)
- Leitfaden für Teilnehmende an virtuellen Besprechungen
Rollen
Vor der Besprechung
- Agenda festlegen
- Moderationsmethoden der Agenda anpassen (PowerPoint Präsentationen, Whiteboarding, Abstimmungstools)
- Einbezug der Teilnehmenden planen (z.B. Berichte, Inputs etc.)
- Einladung an Teilnehmende rechtzeitig und mit Checkliste versenden
- wichtige Dokumente und Materialien rechtzeitig an die Teilnehmenden versenden
- einen Notfallplans für technische Schwierigkeiten erstellen
- Checkliste für Video- und Webkonferenz mit großer Beteiligung (einschließlich Teambereichen)
- Leitfaden für Teilnehmende zum Versenden
Während der Besprechung:
- für einen möglichst reibungslosen Ablauf sorgen
- Sprecher*innenrollen klar verteilen – wer spricht als nächstes?
- Auf Beteiligung aller achten – aktiv Personen einbinden, die noch nichts gesagt haben
- Vereinbaren, wie man Sprechbedarf anzeigen kann (z.B. mit Handzeichen)
- Technischen Support zur Verfügung stellen
- Besprechungsdauer einhalten
Nach dem Meeting:
- Protokoll mit Aufgaben und Deadlines versenden
- Bewertung des Meetings ermöglichen
- Verbesserungen für das nächste Meeting identifizieren und festhalten
Vor der Besprechung
- mit den Funktionen der Videokonferenz vertraut machen
- Moderationsmethoden der Agenda anpassen (PowerPoint Präsentationen, Whiteboarding, Abstimmungstools)
- Visualisierungen nutzen, bspw. durch Power Point Präsentationen
- Gesprächskultur entwickeln
- Umgang mit verschiedenen Arten von Teilnehmenden (stille vs. sehr aktive Teilnehmende) überlegen
- Umgang mit Verspätungen oder frühzeitigem Verlassen der Teilnehmenden überlegen
Während der Besprechung
- Gesprächskultur mit den Teilnehmenden abstimmen
- Benennen, wer an der Besprechung teilnimmt und wer nicht teilnehmen wird
- Nicht beginnen, bevor nicht alle da sind
- Small Talk zum Beginn der Besprechung führen (Abfrage des Wohlbefindens etc.)
- Agenda und Dauer einhalten
- Reaktionen und Interaktionen der Teilnehmenden beachten
- Interaktion ermöglichen: Fragenstellen, Diskussionen, Abstimmungen
- Besprechung durch Prozessfragen strukturieren
- Visualisierungen nutzen: Bildschirm teilen, Power Point Präsentationen, Whiteboarding
- Für Integration aller Teilnehmenden sorgen
- Besprechung zusammenfassen, die nächsten Schritte festlegen und Aufgaben an die Teilnehmenden vergeben
Nach der Besprechung
- Protokoll und Aufgaben an Teilnehmende versenden
- Rückmeldungen zur Besprechung einholen
- Wichtige Erkenntnisse und Learnings dokumentieren
- Hat aufgrund der Funktion eine besondere Rolle im Meeting mit einem erhöhten Redeanteil
- kann aber muss nicht Moderator zugleich sein
- Kann aber muss nicht das Meeting organisieren
- Kann aber muss nicht einladende Person sein
- Mehr Informationen zu "Führen aus der Distanz"
- Moderation unterstützen
- Bei technischen Problemen unterstützen
- Chatbetreuung
- Regelhüter*innen
- Zeitwächter*in
- Live-Protokoll
Vor der Besprechung
- Leitfaden für Teilnehmende
- Vorabcheck der Technik durchführen
- Einen ruhigen Ort mit wenigen Nebengeräusche, Störungen oder Ablenkungen wählen
- Frühzeitig einwählen
- Wissen, was das Ziel des Meetings ist
- Die Agenda und Materialien für die Besprechung vorbereiten
Während der Besprechung
- Pünktlich sein
- Nutzung von Headsets
- Mikro aus, wenn man selbst nicht spricht
- Keine Nebenaktivitäten ausführen
- Aktive Beteiligung an der Besprechung
Nach der Besprechung
- Ggf. Rückmeldung an Organisator*in zur Besprechung
- Erledigung der besprochenen To-Do´s