Digitale Transformation der zentralen Bewerbenden- und Studierendenadministration

Kontext/Anlass:

Mit dem Onlinezugangsgesetz wurden die Rahmenbedingungen für den Zugang zu digitalen Leistungen der öffentlichen Verwaltung normiert und Reifegrade für den digitalen Umsetzungsgrad (papierlos, medienbruchfrei, plattformbasiert etc.) definiert. Das OZG bildet sozusagen die rechtliche Grundlage für die ohnehin gewollte digitale Transformation der „zentralen“ Studierendenadministration sowohl nach außen (Onlinezugang, Onlineplattform, digitale Prozesse) als auch nach innen (digitale Aktenführung, digitale Register).

Ziele/ (geplante) Ergebnisse:

• Meilenstein 1: Medienbruchfreie, digitale Prozesse in allen Referenzprozessen der zentralen Studierendenverwaltung (Bewerbung, Zulassung, Einschreibung, Rückmeldung, Beurlaubung, Exmatrikulation) inklusive Qualitätssicherung, digitale Akte
• Meilenstein 2: Digitale Identität/Signatur, digitaler Verwaltungsakt, ggf. Plattformzentralisation
• Meilenstein 3: ePayment

Stand/Umsetzung:

Neben den Prozessen zur Bewerbung wurden pünktlich zum Start der Sommersemesterkampagne (Bewerbung, Einschreibung, Rückmeldung) am 01.12.2022 der Einschreibprozess und damit sämtliche Kundenprozesse (Frontend) erfolgreich digitalisiert. Durch Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen (angepasste Imma-Satzung) sind nunmehr weder ein schriftlicher Antrag noch die Einreichung physischer Dokumente für eine erfolgreiche Antragstellung erforderlich. Die Schriftform und damit auch eine gesonderte digitale Signatur sind damit obsolet. Mit Start der Wintersemesterkampagne (Bewerbung, Einschreibung, Rückmeldung) am 1. Juni 2023 ist auch die Aktenführung über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und damit sämtliche internen Prozesse (Backend) digitalisiert. Der Meilenstein 1 ist damit erfolgreich abgeschlossen.

Der Fokus liegt aktuell weiterhin auf der Umsetzung der Aufgabenpakete aus Meilenstein 2. Parallel zur Sommersemesterkampagne 2025 wurden die Prozesse zum digitalen Verwaltungsakt getestet. Ziel ist es, die Kundenkommunikation (unter anderem die rechtssichere digitale Zustellung von Bescheiden) ausschließlich digital innerhalb der Campusmanagementplattform und insoweit auch rechtssicher vorzunehmen. Der digitale Verwaltungsakt ist durch den Softwareanbieter aktuell ausschließlich im Bereich Bewerbung umgesetzt und wird zum 1. Juni 2025 für die Wintersemesterkampagne 2025/26 produktiv gehen. Es wird zudem geprüft, ob bis dahin eine Anbindung des „Benutzerkonto Bund“ (BundID) für die digitale, automatisierte Identitätsüberprüfung umsetzbar erscheint, durch welche eine Prüfung durch Vorlage eines analogen Ausweisdokumentes wegfallen würde. Für die Einbindung der Prozesse zu Eignungsfeststellungsverfahren gibt es von den relevanten dezentralen Akteuren aktuell keine Priorisierung.

Hinsichtlich Meilenstein 3 zeichnet sich ab, dass das Aufgabenpaket ePayment unter anderem auf Grund derzeit weiter ausstehender Klärungen in Bezug auf nutzbare Zahlungsdienste und deren Integration in die verwendete Campusmanagementsoftware verzögert wird.