Experimentierraum KI

KI-Pioniere – Ein Vorgehensmodell für den Einstieg in Künstliche Intelligenz in der Verwaltung

Die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) in die Verwaltung stellt eine große Herausforderung dar, birgt jedoch ebenso ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung. Das von Dr. Oliver Fromm entwickelte Vorgehensmodell „KI-Pioniere“ beschreibt einen systematischen Ansatz, mit dem sich Verwaltungen an das Thema KI herantasten und es erfolgreich in ihre Arbeitsabläufe integrieren können. Die Universität Kassel verfolgt dabei seit 2023 die Strategie „Vereinfachen und Weglassen“, um den Aufwand für Wissenschaft und Verwaltung zu reduzieren.

Erfolgsfaktoren der Verwaltungsvereinfachung

Ein zentraler Aspekt für eine erfolgreiche Einführung von KI in der Verwaltung ist die Veränderung der Arbeitsweise und die Befähigung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Technologien. Der Slogan „Vom Sprint zum Spirit“ verdeutlicht, dass nicht nur kurzfristige Experimente mit KI notwendig sind, sondern eine langfristige Verankerung und kulturelle Transformation erfolgen muss.

Die Einführung von KI erfordert den Aufbau von Kompetenzen und eine hohe Veränderungsfähigkeit der Beschäftigten. KI-Tools wie ChatGPT, Perplexity und Copilot können zwar helfen, Prozesse zu optimieren, doch ihre sinnvolle Nutzung setzt eine gewisse Lernbereitschaft und Begleitung voraus.

Herausforderungen bei der Einführung von KI

Neben der technischen Umsetzung sind insbesondere rechtliche und ethische Aspekte von Bedeutung. Die Lösungen müssen datenschutzkonform sein, insbesondere in Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Verwaltungsdaten ist essenziell, um Missbrauch und Datenlecks zu vermeiden. Zudem müssen KI-Strategien mit den Bestimmungen des europäischen AI Act abgestimmt werden.

Pilotgruppen als praxisnaher Ansatz

Ein zentrales Element des Modells „KI-Pioniere“ ist der Einsatz von explorativen Pilotgruppen. Diese Gruppen setzen sich aus Mitarbeitenden der Verwaltung zusammen, die KI-Tools in ihrem Arbeitsalltag testen und auf ihre Anwendbarkeit hin evaluieren. Die Pilotgruppen werden durch das Referat für Personal- und Organisationsentwicklung organisiert und begleitet.

Ziel ist es, konkrete Anwendungsfälle zu identifizieren und zu erproben, um herauszufinden, in welchen Bereichen KI einen echten Mehrwert liefern kann. Die Mitarbeitenden, die als „Pioniere“ agieren, fungieren als Multiplikatoren und tragen ihre Erfahrungen in ihre Abteilungen und Stabsstellen weiter.

Erwartungen und langfristige Wirkungen

Die Arbeit der Pilotgruppen hat mehrere positive Effekte:

1. Kompetenzaufbau: Die Teilnehmenden entwickeln praktische Fähigkeiten im Umgang mit KI-Tools und können deren Nutzen für ihre tägliche Arbeit bewerten.
2. Lernende Organisation: Auf Basis der Erfahrungen werden gezielte Schulungs- und Umsetzungsmaßnahmen abgeleitet. Zukünftig sollen themenspezifische Pilotprojekte folgen.
3. Strategische KI-Integration: Die gesammelten Erkenntnisse dienen als Grundlage für universitätsweite Maßnahmen zur Implementierung von KI. Dies umfasst die Entwicklung maßgeschneiderter Tools, Lizenzierungsstrategien und Datenschutzlösungen.

Die „KI-Pioniere“ zeigen, dass die Einführung von KI in der Verwaltung nicht nur eine technische Herausforderung ist, sondern vor allem ein kultureller Wandel erfordert. Durch praxisnahe Erprobung und eine enge Begleitung der Mitarbeitenden kann eine nachhaltige Integration von KI in Verwaltungsprozesse gelingen.