Kontakthalten und Wiedereinstieg - "Familienzeit gestalten"

Diese Phase beginnt mit der Entscheidung der Mitarbeitenden, eine familiäre Auszeit zu nehmen beziehungsweise dem offiziellen Bekanntwerden der familiären Auszeit (z.B. Schwangerschaft, Elternzeit, Pflege eines Familienmitglieds). Auf beiden Seiten kommt es in dieser Phase zu einem hohen Informationsbedürfnis und zur Ungewissheit in Bezug auf Arbeitsplanung während der Abwesenheit und des möglichen Wiedereinstiegs. Ziel sollte daher sein, eine gemeinsame Erwartungs-und Planungssicherheit auf beiden Seiten zu erlangen. Das Planungsgespräch zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitenden sollte zeitnah vereinbart und durchgeführt werden, wenn möglich 8-12 Wochen vor der geplanten Abwesenheit.

Unterstützend kann der Gesprächsleitfaden Das Planungsgespräch genutzt werden.

Im Planungsgespräch können folgende Aspekte besprochen und Informationen ausgetauscht werden:

1. Führungskräfte informieren über die bestehenden Ansprechstellen und Maßnahmen im Bereich Vereinbarkeit von Beruf und Familienaufgaben der Universität Kassel, z.B.:
   • (Beratungs-) Angebot des Family Welcome Service
   • Beratungsmöglichkeiten zu arbeitsrechtlichen Bestimmungen bei der zuständigen Sachbearbeitung in der Abteilung Personal und Organisation
   • Beratungsmöglichkeit zu sozialversicherungsrechtlichen Fragen bei der Hochschulbezügestelle
2. Ob und ab wann der Grund der Freistellung allgemein bekannt gegeben werden darf (z.B. im Team, der Abteilung etc.)
3. Bei Schwangerschaft: Freistellung für Untersuchungen bei Vorlage eines Nachweises der Arztpraxis
4. Voraussichtliche Dauer und der Umfang der familiären Auszeit
5. Mögliches Arbeitsmodell während der familiären Auszeit sowie bei Rückkehr (z.B. Teilzeitbeschäftigung, mögliche Arbeitszeitmodelle der Universität)
6. Umgang mit Resturlaub
7. Besprechung einer strukturierten Arbeitsübergabe an die Vertretung(en)
8. Beschäftigungsmöglichkeiten (unter Berücksichtigung der aktuellen rechtlichen Grundlagen, siehe Seitenende) während der familiären Auszeit: Interesse an kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen wie Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, z.B. vermittelt durch den internen Stellenvermittlungsmarkt (www.uni-kassel.de/go/intern_Stellenvermittlung)
9. Die Teilnahme an internen und externen Fortbildungen, Tagungen etc., Kostenübernahmen sind individuell abzustimmen. Versicherungsschutz besteht bei Teilnahme an Fortbildungen und am Betriebsausflug. Für Fragen zur Kinderbetreuung wenden Sie sich an den Family Welcome Service
10. Angebot von Kontakthaltemöglichkeiten seitens der Universität, optional: z.B. Interesse an einem Kontakthaltegespräch, Teilnahme am Pat:innen-Modell (Details in Phase II)
11. Wiedereinstieg

Um möglichen Problemen beim Wiedereinstieg frühzeitig zu begegnen, kommt es auf einen guten Kontakt zwischen der Universität und ihren Mitarbeitenden während der familiären Abwesenheit an. Verschiedene Kontakthaltemaßnahmen während der Auszeit können Anreize für einen baldigen Wiedereinstieg schaffen und möglichen Qualifikations- und Informationsverlusten vorbeugen. Die Häufigkeit orientiert sich am abgesprochenen individuellen Bedarf sowie der Länge der Auszeit. Als Faustregel gilt: Je kürzer die Auszeit desto häufiger sollten wesentliche Informationen, die das unmittelbare Arbeitsumfeld betreffen, geteilt werden.

Je nach Absprache ist es wünschenswert, die Mitarbeitenden während der familiären Auszeit über Folgendes zu informieren:

• Einladungen zu persönlichen Treffen sowie zu dienstlichen Veranstaltungen (wie interne Abteilungs- oder Teambesprechungen, Personalversammlung). Die Ausgestaltung der Treffen sowie die Form und Häufigkeit wird gemeinsam im Austausch festgelegt
• Einladungen zu formellen und informellen Veranstaltungen, wie z.B. allgemeine Hochschulfeierlichkeiten, Feiern der Abteilung / des Fachbereichs, zu Vorträgen sowie Betriebsausflügen etc.
• Informationen über Neuerungen, welche das Arbeitsfeld, den Arbeitsplatz, die Abteilung oder die Gesamtuniversität betreffen

Darüber hinaus haben die Mitarbeitenden während ihrer Abwesenheit weiterhin die Möglichkeit, interne Kommunikationsplattformen der Universität Kassel zu nutzen (z.B. die UniAccount E-Mail-Adresse über Browser OWA). So können sich Mitarbeitende parallel zu den geteilten Informationen weiterhin flexibel und unabhängig über interne Abläufe und Angebote informieren. Aus Datenschutzgründen darf im dienstlichen Kontext und zur Weitergabe dienstlicher Informationen ausschließlich die dienstliche E-Mail-Adresse genutzt werden.

Das Pat:innen-Modell ist bei einer kompletten Arbeitszeitreduzierung während der familiären Auszeit möglich.

Das Pat:innen-Modell beinhaltet, dass Mitarbeitenden während ihrer familiären Auszeit eine Ansprechperson aus dem unmittelbaren Arbeitsumfeld, welche nicht die Führungskraft ist, zur Verfügung steht. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Bindung der Mitarbeitenden während der Abwesenheit zu stärken, die künftige Zusammenarbeit zu verbessern und somit das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu fördern.

Pat:innen fungieren dabei als Bindeglied zwischen dem Arbeitsplatz und der freigestellten Person.

Da ein derartiges Modell für gewählte Pat:innen eine zusätzliche Aufgabe darstellt, findet diese im Rahmen der regulären Arbeitszeit statt. Die Führungskraft wird über das entstandene Tandem und die Inhalte des formellen Austausches in Kenntnis gesetzt. Neben dem formellen Informationsaustausch können im Pat:innen-Modell weitere Fragen, Anliegen und Herausforderungen angesprochen werden. Auch informelle Gesprächsinhalte sind möglich. Die informelle Austauschebene trägt zusätzlich dazu bei, das Zugehörigkeitsgefühl zur Universität, insbesondere zu Kolleg:innen aufrechtzuerhalten und den Wiedereinstieg zu erleichtern.

Das Pat:innen-Modell kann folgendermaßen ablaufen:

Vor der geplanten Auszeit haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich eine:n Pat:in aus dem eigenen Arbeitsbereich auszusuchen und anzufragen. Die Auswahl kann beispielweise auf gemeinsamen persönlichen Interessen, Lebenserfahrungen oder beruflichen Fähigkeiten basieren (z.B. nahestehende Kolleg:innen, Personen, welche familiäre Auszeiten schon genutzt haben, die eigene Vertretung etc.). Ferner besteht die Möglichkeit, gemeinsam mit der Führungskraft im Planungsgespräch über mögliche Pat:innen im Arbeitsumfeld zu sprechen. Das entstandene Tandem vereinbart anschließend gemeinsam unter Berücksichtigung der eigenen Bedürfnisse und Kapazitäten, wie der Austausch während der Abwesenheit umgesetzt werden kann. Das Festlegen klarer Richtlinien und Empfehlungen ist dabei anzuraten. Auch die Häufigkeit des Austauschs und die Festlegung der Informationskanäle sollten besprochen werden. Als Orientierungsmöglichkeit kann dabei der Gesprächsleitfaden Vereinbarung zum Pat:innen-Modell dienen. Pat:innen sollten vorab Kenntnis darüber haben, welche Rolle sie einnehmen und welche Art von Unterstützung sie leisten können und wollen. Optimal wäre, wenn das Pat:innen-Modell trotz vereinbarter Regelungen in der praktischen Umsetzung eher als flexibel und zwanglos verstanden und umgesetzt wird.

Im Idealfall begleiten Pat:innen die Mitarbeitenden während ihrer gesamten Abwesenheit. Pat:innen können auch mit gegenseitigem Einverständnis gewechselt werden.

Ein Kontakthaltegespräch zwischen der Führungskraft und der abwesenden Person bietet die Möglichkeit, die in dem Planungsgespräch vereinbarten Inhalte zu evaluieren und ggf. anzupassen. Der Zeitpunkt des Gesprächs orientiert sich an der Dauer der geplanten familiären Auszeit und wird individuell vereinbart.

Unterstützend kann der Gesprächsleitfaden Das Kontakthaltespräch während der familiären Auszeit verwendet werden.

Themen des Kontakthaltegesprächs können sein:

• Änderungen an der Dauer oder des Umfangs der familiären Auszeit
• Änderungen beim Informationsbedarf oder den Informationswegen
• Änderungen bezüglich der Wünsche nach und Möglichkeiten zur Teilzeitarbeit
• Vereinbarung weiterer Kontakthaltegespräche, wenn der Wunsch besteht

Das Hauptziel bei der Vorbereitung des Wiedereinstiegs besteht darin, das im Planungsgespräch angedachte Arbeitszeitmodell erneut zu besprechen, zu überprüfen und zur Umsetzung vorzubereiten. Dabei ist zu bedenken, dass das gewählte Arbeitszeitmodell die Interessen aller Beteiligten berücksichtigen sollte. Der Zeitpunkt des Gesprächs sollte mindestens 3 Monate vor dem Wiedereinstieg liegen.

Unterstützend kann der Gesprächsleitfaden Das Wiedereinstiegsgespräch verwendet werden.

Verantwortlich für die Einladung zu einem Wiedereinstiegsgespräch ist die (ggf. künftige) Führungskraft der abwesenden Person.

Themen des Wiedereinstiegsgesprächs können sein:

• Mögliche Veränderungen und Erwartungen, die sich eventuell seit dem Planungsgespräch ergeben haben
• Ggf. erneute Auskunft über die bestehenden Informationsmöglichkeiten und Maßnahmen im Bereich Vereinbarkeit von Beruf und Familienaufgaben
• Erarbeitung eines passenden Arbeitszeitmodells im Hinblick auf Arbeitsumfang und Arbeitszeiten (auch Gleitzeit und Mobile Arbeit)
• Zuschnitt des zukünftigen Aufgabengebiets und weitere wichtige Neuerungen wie Inhalte der letzten Teamsitzungen, die während der Abwesenheit nicht mitgeteilt wurden
• Bedarf an fachlichen Fortbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen (Der Qualifizierungsbedarf ist dabei in der Regel umso höher, je länger die Abwesenheit dauert)
• Benennung einer für die Einarbeitung verantwortlichen Person
• Einbeziehung bei eventuellen Urlaubs- und Projektplanungen

Die letzte Phase beginnt mit dem tatsächlichen Wiedereinstieg nach der familiären Auszeit. Ziel dieser Phase ist es, die eigentliche Rückkehr, wie sie zuvor besprochen wurde, umzusetzen und im Anschluss gemeinsam die Zeit der Abwesenheit, insbesondere des Wiedereinstiegs, zu reflektieren.

Hilfreich für eine reibungslose Rückkehr können folgende Maßnahmen sein:

• Ein strukturierter erster Arbeitstag mit Anwesenheit der Führungskraft und evtl. einer weiteren Person für die Einarbeitung
• Das Einräumen einer arbeitsplatzbezogenen Übergabe- und Einarbeitungsphase
• Die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsangeboten

Das Führen eines Rückkehrgesprächs zur Evaluation des Wiedereinstiegs sollte etwa 4 bis 12 Wochen nach dem Wiedereinstieg erfolgen.

Gesprächsinhalte können sein:

• Beurteilung der Umsetzung der Rückkehr und der Einarbeitungsphase
• Abklärung von weiterem Qualifizierungsbedarf
• Personalentwicklungsgespräch
• Nachbesserungsbedarf hinsichtlich des momentanen Arbeitsmodells
• Notwendigkeit weiterer Beratungs- und Unterstützungsangebote
• Reflektion des Kontakt- und Wiedereinstiegprogramms (insbesondere Erörterung des Nutzens für Mitarbeitende und Führungskräfte)